在混合办公时代重塑企业 ——2022 年全球混合办公模式观察报告
2020 年 3 月，远程办公的工作模式转变大大加快了许多企业的数字化进程，大部分工作几乎全线数字化，让我们无论身处何处都能实现协作，在最艰难的时候也能和同事保持紧密联系。现在，我们正在步入这个混合办公之旅的下一个阶段，不少人开始寻找新的工作机会和行业，并且努力搜寻新的方式，让工作契合生活节奏。
在迈入全新工作模式的第三年，我们必须以全新视角看待混合办公。为了深入了解如何推行混合办公，Jabra 从三大关键问题入手，对六大国家的 2,800 名办公室工作者进行了调查。
发现一：高度协作型员工更喜欢居家办公空间
过去两年间，企业运行模式都是按照以下这一假设进行：协作地点为传统的办公室场所，而重点工作则主要在居家办公场所中进行。但随着混合办公模式逐渐升级，员工和企业都清楚地认识到，实际的情况更为复杂。调查数据表明，员工会在协作和专注这两大驱动因素的影响下选择到办公室办公，这切实突显了员工可在办公室完成的任务的多样性，办公室不只是开会的场地；另有一个群体明确表示居家办公场所更适合开会，这个群体属于高度协作型员工，他们有超过一半的工作时间需要辗转于各类会议。事实上，随着员工在会议上投入的时间越多，他们优先考虑居家办公的可能性就越高，这一观察违背了我们长期以来持有的信念：线下办公室更有利于协作。
其中一大原因是，目前 80% 的会议均采取远程或混合模式。高度协作型员工只需点击按钮，即可轻松地参加下一个Teams、钉钉、腾讯会议或飞书线上会议，无需再辗转在各个会议室之间。此外，线上为主导的协作模式还可提供记录、转录会议内容等功能，显著提高工作效率。
发现二：天然混合型员工——Z世代偏好“处处皆可办公”
Z 世代是数字时代的原住民，也是天然混合型员工。这部分年轻一代的员工多数在新冠疫情伊始时才开始走入职场。正因如此，迄今为止，他们大部分的职场体验都来自不停地切换工作场所。简而言之， “处处皆可办公” 就是他们的职场体验写照。
在远程和混合办公模式成为新常态的当下，天然混合型员工在看待办公地点的重要性时也受到了显著影响。实际上，10% 的 Z 世代表示他们会选择第三空间（比如共享办公空间、咖啡馆、图书馆等）作为日常的办公场所，而不会选择在家里或传统的办公室中办公。这一比例是千禧一代的两倍，大约是X一代和婴儿潮一代的三倍。此外，64% 的 Z 世代表示笔记本电脑、耳麦以及网络连接状况良好的地点都是他们的“办公室”。
对 Z 世代来说，工作的重点是在灵活的场所完成工作，而不局限于办公室。由于 Z 世代员工与办公室的情感联系并不强烈，领导层应该更经常地将团队聚集在一起，建立更加稳固的联系。这也会对 IT 策略和灵活的办公政策产生显著影响。
千禧一代和 Z 世代正在逐渐成为劳动力市场的主角，为做好充足准备，企业需要侧重用正确的工具武装团队，让员工“处处皆可办公”。在天然混合型员工日益成为未来劳动力市场主力的趋势下，企业还需要思考如何吸引并留住年轻人才。
发现三：在数字化时代，办公室员工缺乏与时俱进的技术设备
相较于混合型员工或远程员工，办公室员工少了25%的机会来享有平等、沉浸协作的配套技术。更确切地说，仅 30% 的办公室员工在工作中定期使用外置音频和视频设备。技术装备的差异化导致办公室员工难以通过线上形式进行办公。以下一组数据表明了技术缺失对线上会议的切实影响。具体而言，远程员工所拥有的技术装备最为齐全，相较于这一群体，办公室员工在听清会议内容上遇到困难的可能性高出 17%。不仅如此，办公室员工在线上会议的协作中遇到困难的可能性也会增加 21%。种种迹象表明合理升级技术装备可以提升会议体验。
办公室员工可能更经常与同事进行面对面协作，但与外部合作伙伴通过线上进行协作的需求仍然不少，而与客户和顾客建立强有力的关系是获得商业成功的关键。
发现四：技术的专业程度直接影响会议的包容性
如前文所述，在线上会议中，每一位员工的体验各不相同。办公室员工在线上会议中遇到的困难多于混合型及远程员工。为了解决这一问题，新冠疫情发生后，大量的线上会议培训涌现，确保每一位员工都能顺利参与线上会议：在会议尾声阶段安排讨论时间，使用 UC 平台内置的“举手”功能或鼓励与会者使用会议在线聊天功能进行提问等。这些方法对提高员工参与会议的互动度固然有效，但如员工根本听不清会议内容，那又该怎么办呢？
我们在调查中发现，会议所使用的音频技术会直接影响员工的会议体验。音频设备多种多样，用途各异。笔记本电脑、平板电脑和移动设备的内置麦克风可以满足基础的音频需求，手机配备的音频设备等消费型音频设备的首要功能则是播放音乐和流媒体，然而，专业的音频设备是针对 Microsoft Teams、腾讯会议、钉钉和飞书等专业通信平台的使用精心设计而成的。
我们发现，在依托视频会议平台举行的线上会议中，使用专业型设备的员工最少遇到问题。最值得注意的是，在仅使用消费型设备的员工中，40% 的员工会遇到听不清会议内容的问题，但使用专业设备的远程员工更少受到这一问题的困扰。此外，相比消费型设备用户，专业型设备用户无法融入会议的可能性减少 10%。
当员工能够进一步决定自己的办公地点和时间后，他们的归属感、积极性、工作效率、信任感、工作与生活的平衡以及心理健康也会随之提升。实现包容的线上会议并不容易，而设备决定了线上会议体验的好坏。因此，IT 决策层需要认识到，专业的音频设备对于打造更顺畅、更专业的线上会议体验发挥着重要作用。考虑到我们的办公方式逐渐趋于线上化，企业亟需为在所有地点办公的员工配备标准化的专业音频技术。选对合适技术可以帮助员工融入会议，感到被倾听，保持专注，提高协作效率。
最后，技术将会成为维系和建立同事及商业合作伙伴关系的决定性因素。无论员工在哪里办公，线上办公都是未来趋势，而所有员工都需要配备针对线上协作设计的专业工具。混合办公可以极大改善我们的工作和生活。如果要抓住这一契机、致胜未来，领导层必须找到科学方法，并将这些关键洞察融入企业组织结构和员工的生活中。
研究方法
Jabra 和 Barco 委托 Denny Marketing 于 2021 年 12 月 28 日至 2022 年 2 月 6 日期间在美国、英国、法国、德国、日本和印度对 2,800 名知识工作者进行在线调查。这项在线调查不是基于概率抽样，因此无法估算理论性抽样误差。
调查对象包括以下群体：Z 世代（18-25 岁）、千禧一代（26-41 岁）、X 世代（42-57 岁）和婴儿潮一代（58-65 岁）。
