社交新风 | PPT如何使用——PPT使用指南之三

◎徐默凡

上一篇文章讨论的是PPT的内部结构，即PPT呈现的内容；本文要讨论PPT的外部结构，即PPT和口语表达之间的关系。

PPT是演讲、讨论、汇报、授课等口语交流时的重要辅助工具，可是也不能过度使用，PPT内容过多就会喧宾夺主：有老师讲一节课，PPT有一百多页，平均一分钟要翻两页，信息是密集了，可是学生根本来不及消化；有演讲者把PPT当作“电子讲稿”，把所有要讲的内容都密密麻麻地写出来，然后照本宣科，演讲变成了不伦不类的朗读；有报告人在PPT上汇集大量的多媒体信息，然后逐页展示，自己充当人体翻页器，报告变成了视频节目的旁白……显然这些PPT的使用都有问题，没有处理好PPT展示和口语表达之间的关系。

PPT内容和口头交流内容之间主要存在三种关系：互补关系、解释关系和强化关系。

互补关系指PPT内容和口头内容的媒介性质不同，两者互相补充。比如PPT在播放视频或者照片，口头进行解释或者鉴赏。PPT呈现表格或者图例，口头加以说明和阐发。这是充分发挥PPT多媒体优势的用法，在听觉通道和视觉通道的双重加持下让听众增强印象。

解释关系是用口头表达去说明PPT呈现的关键信息。PPT呈现主要论点和概念，口头说明具体细节或者给出例证。在这种情况下，PPT图样不用太花哨，内容不要太繁复，报告人也不要匆忙翻页，只要停留在这一页精讲细说，让听众能够随时去回顾论点或者思考相关概念，这就能使视觉的整体性把握和听觉的具体化理解相得益彰了。

强化关系则是PPT和口头表达的内容完全一致，简单说就是读PPT。这在引用一些经典论述或者说明一些精细细节时，也是经常用到的。有一些语言形式本身就具有很高的审美价值，如名人名言、格言隽语、经典诗歌，当我们引用时，为了保证正确性，可以一边放PPT一边朗读。而一些需要准确呈现的细节信息，如数字、百分比等，为了减轻演讲者的记忆负担，也可以做在PPT上直接念出来。显然，强化关系只是一种辅助记忆的工具，只能用于核心信息的强化，不宜使用过多。

以上三种关系可以交错使用，总的原则就是口头交流为主，PPT交流为辅。不管如何使用PPT，最重要的仍然是你的口头表达。在演讲中，表情、身姿、语音语调都是展现个人魅力的有力武器，如果不加以充分利用，而把重点全部放在PPT上，那就本末倒置了。所以，PPT不能始终占据报告中心，要适时把听众的注意力吸引到报告者身上。PPT信息不能做得太满，要给口头表达留下足够的空间。在不调用PPT信息时，演讲者可以站到PPT屏幕前，通过手部动作、身体姿势吸引听众，通过适当的眼神交流和听众保持互动，也可以适当抛出几个问题和听众进行交流。

因此，在口头交流中PPT的数量也要适当控制，如果是比较轻松的主题，演讲者又有比较好的控场能力，那么PPT起到提纲挈领作用就可以了。如果是比较精细的报告，要呈现的数据、细节比较多，那一页5分钟左右的内容也足够了。一小时的演讲，PPT一般最多需要20页左右。

总之，不要过分依赖PPT，牢记主角是自己，使PPT和演讲水乳交融，才能成为一个优秀的报告者。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第3期《社交新风》栏目。）