有很多整理大师，他们是可以输出一整套的知识整理的方法论的。在那个层面其实不仅仅是文件的整理分类，更多是知识的管理。甚至个人数据库的管理逻辑。那个确实很细致、也很厉害，但也意味着入手不易，倘若你的资料和知识输入没有那么大量的话，其实可能更简单的方法对你来说更有实用性。

基于这种情况，我想分享一些整理文件的思路和实操过程中的技巧与工具，希望对你有帮助。

工作中时时紧扣目的，一般不易走偏。事实上，我们需要去掌握一些整理文件、资料的方法，并不只是因为文件多，我们希望让他们井井有条，更主要的目的在于，我们希望在查找这些文件和资料的时候能够最快速、最简洁的找到想找的目标。

快速、简单的找到，这就是我们的目标。

具体查找的场景，后面我们再详细说明。现在我们可以先来把日常工作中可能遇到的文件、资料类型罗列一下。一般都有哪些类型的文件资料呢？

本地文件类（各种文件、图片等）、线上类（线上文档、工具网站、知识文章等）、碎片类文件（截图、拷贝的文字等等）。基本上大部分人工作中需要管理的文件资料无外乎这三大类。我们一类一类的说。

首先，本地文件

这也是最最麻烦、让人头疼的。先不说怎么整理分类，我们可以先试想一下，我们平时都是怎么查找和管理这些文件的呢？

▲ 直接文件夹内或者全盘搜索（可如果不能清晰的记住文件名怎么办呢？）

▲ 或者按照日期、文件大小、文件类别等查找（可是如果某一类文件分散在很多文件目录下怎么办，挨个去查找？不太现实）

▲ 根据年份月份建立文件夹？（可有些事项跨度几个月甚至更久）

▲ 根据事项建立文件夹？（很多事项与事项间并没有明显的界限，而且很多文件隶属于多个事项）

以上这些方法我们都试过，都有效，但也都不够有效。

对于本地文件的管理，我的建议办法是——事项+标签属性的多维度管理。

我平时用Mac电脑，我就以Mac电脑为例来说。每个事项都可以建立起一个文件夹，当然如果大事项下还有小事项，还可以建立很多子事项的文件夹，举个例子，比如9月份是旺季，希望通过一系列的营销活动来开展工作，那么9月营销当然是大事项的文件夹，下面还有一个一个的子活动事项的文件夹。这事项管理。

前面我们不是讲过，很多事项之间是没有明显界限的，比如9月活动期间，很多平台合作方的方案资料、两场相似活动的基础逻辑的流程图以及产品资料和分析的文件。这些其实都不可能仅仅独立存在于某一个事项或者文件夹下面。

如果还有10月活动、12月活动，很多资料都需要共用呢？

因此这时候还要引入其他的纬度进行管理，在Mac电脑的访达里，我们可以用“标签”来增加维度的管理。

标签可以是时间比如某年9月、10月，也可以是9月合作方资料、10月合作方案、产品数据等等等。

文件之于文件夹是从属关系，一个文件被归到一个文件夹就不能再归到其他的文件夹（复制除外），而标签之于文件或文件夹属于过滤关系，一个标签可以过滤出多个文件夹里的文件。

第二，线上类

线上类相对于电脑本地文件类要好管理一些。

▲ 线上文档，无论是WPS的在线协作文档还是语雀之类的知识库类型的，可以按照类别建立索引，而各平台都提供类很多办法，这里不详细说。

▲ 工具、资源网站类，可直接利用浏览器的书签进行管理。只不过可以分的详细一点，比如常用工具里可以再细分图像处理、音频处理、数据跟踪网站等等。而不常用的，比如一些好站收集，最好经常性的做些归类整理，尝试将一些大的书签类归成一些小类。养成爱整理的习惯，在资料越来越多时，才会影响你的查找效率。

▲ 知识文章方面，现在很多朋友都习惯于把很不错的文章或者没来及仔细看完的文章，直接保存到自己的笔记软件里，比如有道云笔记等这样的笔记平台。作为一个知识的储备。

第三，碎片类文件

碎片类的文件其实主要产生于我们日常工作过程中，随时的截图、为了做内容找到素材临时复制的内容、还有发现的很好的却又很零碎的信息（比如文案句子）不方便以文件的形式保存的。

这一类的文件也是比较难以管理的。因为碎片化，这些内容在工作中出生产出来的频次又很高，无论从效率上还是易管理性上，都很难保存为一个本地的文件进行管理。

那我们就可以根据它们的特点来找一些能解决这些问题的工具。

比如，碎片文件怎么来——截图是一种，而截图后一般直接粘贴在需要的地方，很少会保存在本地。这样下次如果再需要用这个截图的时候可就不少找了。

再比如，做内容时找的素材临时复制的内容，往往复制后粘贴完，就结束了，根本不会对其进行管理。

其实这两种场景都可以用到一种工具叫做——剪切板，很多人也叫粘贴板。系统都会自带剪切板，比如我们平时用微信快捷键进行截图，截图完成后，这张图片就暂时存在了剪切板，等你需要粘贴的时候，是从剪切板上粘贴下来。

但是呢，Mac电脑不同于Windows，系统提供的剪切板只能保存最近的一天复制数据，也就是说不能保存历史的复制数据，所以就需要找一些这样能保存历史记录的工具（Windows就不用，直接用系统自带的即可）

Mac电脑的朋友可以去搜一搜这一类工具。

我自己以及我们部门的同事都在用的是一个叫——Collect Boy的工具。

它不仅提供基本的历史复制记录功能，而且会帮你自动分门别类的分好类，方便你查找。

而且它还提供碎片化信息快速收集的功能，比如我在一个网页看到很多不错的句子想要收集起来。那么我只需要按一组快捷键，就会打开一个小窗，把想要收集的句子复制下来，直接就能保存到对应的专辑里。也实属非常方便快捷。

以及上一章提到的没有来及仔细看完的好的文章。有些用户会复制链接，然后到笔记类软件上粘贴，试图把这个文章保存下来，过后再看。我遇到这种情况一般也就是用Collect Boy的待阅读功能。我只需要选中链接，然后快捷键，这篇文章不光能收集下来而且还能自动打上“待阅读”的标签。这个是因人而异的，每个人觉得用什么更习惯，就用什么。

想要下载的朋友可以到App Store搜索 Collect Boy，或者复制以下链接——

 https://apps.apple.com/cn/app/collect-boy-%E5%B0%8F%E5%B0%8F%E6%94%B6%E8%97%8F%E5%8A%A9%E6%89%8B/id6449355038?mt=12

以上就是我对于文件归类整理方面的一些心得和方法。其实每个人根据自己工作的实际业务情况，都有很多特定的方法和习惯。不必硬套某一种方法。但我这里要分享的是，希望工作更高效、成长更快，最好是建立起来整理的习惯，这个习惯很重要，你会越整理越有心得，越整理越能总结出一套适合你的东西。另外如果用Mac电脑，可以多借助它系统中自带的一些功能，真的会帮到你。而且要善用工具让自己节省更多力气。