出品｜爱数据LoveData（ID：cntongji）
嘉宾｜白永乾
采访｜夏天
编辑｜小数

（本篇文章7003字，阅读时间约10分钟）

Q1：老师可以分享一下您从事8年业务分析师的经验以及到目前转变为内训讲师这个经历吗？

先给大家解释一下业务分析师这个岗位。

业务分析师跟数据分析师不一样，业务分析师要求除了有数据分析的能力之外，还要懂业务。不是说把数据软件学的很好，数据分析理论学完就行了，还要懂业务，很多时候业务分析师做出来的东西要指导决策的，这是跟数据分析师有差异的地方。

另外就是在做业务分析的时候不仅仅是用数据说话，或者用数据支撑自己的观点，还要从数据中发现一些隐藏的规律或者问题，这个是特别重要的。

数据之所以能影响判断，首先是因为它揭示了某些我们在工作当中没有注意到的规律或问题。虽然我之前做业务分析师这个岗位，但我一直认为业务分析师这个能力，不应该是一个岗位上面的特有的能力，而是每个人都应该具备的职业能力。

就我个人的工作经历来说，其实我是学营养的，并不是计算机出身，我毕业之后先到了一家世界五百强公司——美资食品企业。在工厂里面从基础员工做起，一年之后我申请调到了办公室。

到了办公室之后又从头开始，我在办公室的第一个岗位是经理的助理，主要就是给领导打印报销单，做周报月报这些工作。那我为什么得到升职呢？是因为我在做周报、月报的时候，每次虽然是固定的内容，但是每次都想着把它做得好一点点，每次进步一点点。后来得到领导的肯定，得到升职，才开始接触业务分析。

领导的很多决策是依据数据来做的，我这边就给他提供数据支撑。刚开始我也非常排斥Excel这个工具，感觉特别难学，但是被工作虐的时间长了之后，反而开始感兴趣了，逐渐的Excel也玩的溜了。这时候正好公司的内训部门对整个集团进行office培训。我就申请了，虽然是义务培训，但是在这个过程中，让自己的Excel知识、数据分析、业务分析知识，变得更加系统了。

再后来就发现不光是自己公司有这个需求，外面的很多公司也有。我就想能不能单独做这方面的培训，之后试着从兼职开始做，慢慢变成了专职的培训师。

Q2：业务分析为什么越来越重要了？老师可以分享一下吗？

我这边有一个很深的感触，为什么业务分析师现在这么火，或者说为什么数据分析的能力对于职场来说这么重要呢？

因为现在我们已经进到数据时代了，会发现所有的互联网公司无一例外都在强调自己的数据能力，这是核心。而传统型的企业，现在最重要的战略就是数字化的转型。因为如果转的慢，公司很有可能就竞争不过别人了。在这样一个时代，如果说没有数据分析能力，那到处都是陷阱。如果有，则到处都是资源。

现在越来越多的决策不是单纯人脑之间的一个决策，而是数据分析能力之间的一个决策。另外我们在做业务分析的时候，又不仅仅是要数据，而是要让数据告诉我们业务事实。

我经常发现很多人PPT里面展示的只是自己的工作量，而不是业务分析报告，里面的内容很多，但是有用的不多。我们经常说：在PPT里面，信息越少，听众记住的信息反而越多。

举个例子，现在财务部门也在走业财融合这条路，就是财务部门要帮助业务部门来做数据分析。在跟一家企业培训的时候，有一个财务的学员。他提了一个问题，说让我给他看一下报告有没有什么改进的空间。

他这边给我看了分析报告，我发现一百多页的PPT报告，通篇只有第一页是公司的封面，从第二页开始就是一个一个的表格。这个报告就是数字的堆积，没有什么样的一个结论也不能指导决策。

他现在苦恼的是公司已经批了这样的一个岗位给业务做分析，也就是业务分析师了。但是业务部门看一段时间他的报告之后不愿意看，他就找他的领导跟业务部门的领导进行沟通，说给你们开了一个岗位，你们要看，给你们辛辛苦苦做出来了。业务部门又看了两个月之后又不看了，因为报告对他们来说没有什么用，只是一些数据的堆积，他开始感觉还是挺好的，里面用到了很多高大上的技巧和高大上的分析理论。但是对于业务部门来说，看到你的报告，刚开始一看真高大上，但是时间长了之后，发现对工作没有一点点的促进，没有能影响到他决策的地方。后来也就不愿意看了，那应该怎么改呢？

首先要了解业务，再加上你的数据分析的能力，然后才能做出一个更加适合他们的报告。

Q3：在业务分析实际工作展开过程中，您觉得哪一块操作难度较大？

首先要了解业务分析的流程。业务分析有一个标准作业流程，我们一定要按照这个流程来进行，举个大家都好理解的例子，我们把业务流程比喻成做饭，首先要明确的是做什么饭，接下来是要有原料，要去超市里面把菜买过来。买完之后要洗洗切切，然后炒一下，如果有客人，那么炒完要进行一个简单的摆盘。这一系列对应分析的过程是什么呢？

获取数据、收集数据的过程对应的是买菜的过程；数据清洗整理的过程对应的是洗菜切菜的过程；数据分析对应的是炒菜；在后面的摆盘，相当于做数据的呈现，要让别人更容易看懂，能发现其中的一些规律构成问题。最后再到上桌，就对应的是制作呈现报告的过程。

在这整个流程里，哪一块是容易出成果呢？应该是后面数据呈现和报告。打个比方，大家都玩过或者看过别人玩多米诺骨牌，最出成果的肯定是最后轻轻推的那一下吧，但是最有技术含量或者最难的是这一步吗？不是，这一步虽然关键但不是最难的，越往前其实是越难的。按照自己的经验，基本上前面数据收集清洗整理的过程要占整个业务分析80%到90%的时间。

不管你是学数据分析还是学业务分析，一定要重视前面的过程，数据应该怎么获取、怎么管理、怎么清洗和整理。

Q4：以Excel为例，如何看待分析工具对于工作展开的重要性？

我通过亲身经历的三个例子给大家讲这个重要性。

【案例一】

我实习的时候，是从工厂开始做的，第一个工作是跟一个师傅学习怎么样用计算器来算产品均匀度和变异系数。这是产品质量好坏以及生产稳定性的一个非常重要的指标。这个师傅就教我怎么用计算器来算这个指标。我发现熟练的工人要做这样的计算需要花半天的时间，因为要对几千个数据做计算。

我刚开始一看到这个计算器就懵了，从来没有见过这么复杂的计算器，巴掌那么大的计算器里面，竟然有几百个按键，我估计大多数同学可能都没有见过这样的计算器，叫科学计算器。估计现在已经淘汰了，很难买到。

我学了两天都没学会，因为一旦出现一个小错误，所有的都要重新来过，这是很沮丧的一件事情，非常考验耐心。后来我就琢磨能不能不用计算机，工厂里面是有计算机的，当时它最大的用途是计算器算好之后，将结果输入到电脑里，然后打印出来。

我就开始在这上面研究，后来发现是可以用一个非常简单的函数算出来的，之前需要用几个熟练的工人，花半天算指标。后来经过我的改善，在计算机里一下子就算出来。后面就没有人用计算器了。

一开始还有一个小插曲，刚开始的时候除了算还涉及到录入数据，有个工人师傅就不服气，要比一下看谁快。最开始的时候确实没有他快，后来我坚持用Excel来做，经过几次之后，很快就在效率和灵活度上远远超过了他。

【案例二】

我调到办公室之后，有一天已经半夜，已经睡了，我接到公司HR的电话。他们第二天要发工资了，但是公司几千人，而且有一个比较极端的情况，好多人离职，好多人新入职，也就是说有好几百人是有变动的。

如果没有变动，按照这个月的标准时长，再加上加多少班，就可以算出来工资。但是这个月中间人来人走，就没有办法直接计算，所以是一个很麻烦的事儿，他们整个部门的人都在加班，但是还是不行，所以就求助我，问有没有什么快速的办法，那我当时跟他说了Excel里面一个简单的函数，非常快的就解决了。

【案例三】

我在给一家航空公司做咨询。他们的业绩挺不错，这本来是一个好事，但是有个分析人员比较苦恼，他们要算每个产品（为了方便理解这里说产品）卖了多少，但分析人员只会用筛选。

试想一下，假如有2000个产品，先筛选第一个，再选中数量那一列，然后看右下角的合计是多少，记在旁边；再看第二个产品也是这样写在旁边，2000个产品要做2000次，这样也就算了，但是领导还想看每一个区域的每一个产品情况。

他们有五个区域，2000个产品，需要筛选每一个区域下面的每一个产品才能求出它的数量。这样的话就是5乘以2000就是1万次。他吐槽了最夸张的一次领导竟然想看每一个月下面的每一个区域的每一个产品的销量。他说他当时就拒绝了，如果说是两年的数据，24个月，然后五个区域2000个产品，这就是要做24万次的筛选。

刚开始领导说给他加班费，他还很开心，后来天天干到晚上十二点，他就不愿意挣这个钱了。

其实要完成这样的一个工作用Excel的透视表也就几分钟的事，而且效果也非常好，领导也满意。

以上是我给大家分享的三个小案例，其实都是跟Excel这个工具非常相关的，也能从侧面来凸显我们这样的一个工具对我们工作当中，特别是对业务分析的人员特别重要的一些点。

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Q5：大部分同学在简历上都有“精通Excel”这样的描述，老师如何看待所谓的“精通Excel”？

我仔细看了一下自己刚开始参加工作的第一份简历，我自己当时也是这么写的，但是到底有多精通呢？只是会用一些简单的加减乘除，连最基础的vlookup都是用不熟练的，我工作了有一年多了才发现vlookup竟然有四个参数，我一直用的三个参数，都不知道还有第四个参数，所以说这是典型的三大幻觉：第一个是房价会跌，第二个是股票会涨，第三个就是精通Excel。

刚开始什么都不懂的时候，就敢写自己精通Excel 。后来学了一段时间之后，发现不敢写自己精通，越学习，越发现自己不懂的东西太多了。

等到后来又磨炼了一段时间之后，发现自己真的是精通了。虽然不是说所有的功能都会，所有的功能都懂，但是明显感觉已经对它有一个整体的把握了。这样的话就进入到另外一个新的阶段。

这个过程，是刚开始不知道自己没掌握哪些知识，这个时候是最尴尬的，也是水平最差的一个阶段；后面一段时间就是坚持学习，你会知道自己没掌握哪些知识，这其实是非常大的进步；再坚持学下去，你会达到另外一个阶段，知道自己掌握了哪些知识。如果达到这个阶段，你会发现整个人是通透的，这个感觉非常好。从前面知道自己没掌握到知道自己掌握了这个过程，可能是一瞬间的事儿，但之前需要很长时间的累积。

然后忽然某一天就会有这样的一个通透的感觉，这是非常美妙的一个感觉。也希望每位同学都有能找到这样的感觉。

Q6：老师有十分丰富的企业内训经验，从您培训过的企业来说，可以给我们分享一下“目前不同类型企业的不同岗位对分析工具掌握程度和要求是如何的”？

我培训过的企业截止到去年已经超过600家。对工具的熟练度的要求一般不会按照岗位或者行业来区分。是按照你处理的数据量来进行区分，如果日常工作的数据量也就几百、几千行（1万行以下）的话，那你只是会用Excel里面的一些常用的函数和一些常用的功能，比如分列、条件格式等等就足够应付了。

已经超过了1万行还是用公式这些工具进行分析数据的话，你会发现不是说不能做，只是效率会非常的差。这时候你就要开始研究Excel里面的透视表。透视表不是说只是会简单的拖拖拽拽，你要懂透视表的原理是什么，怎需要在透视表里使用函数。

虽然函数是类似的，但是它的效率要比你直接用公式要高得多，在透视表里面你就可以轻松的分析几十万行的数据。如果数据量再多的话，特别是我们要涉及到业务的数据，很多公司肯定上线了各种各样的系统，一旦从系统里面导出数据，那这个数据量往往是特别大的。

大家应该知道Excel它是有104万行的一个限制。具体是1048576行限制，它最多能存这么多行的数据，但是你真的要用的话，一旦到了几十万，特别是七八十万行，用透视表也开始慢了，发现每做一个操作右下角就开始转圈了。

这个时候就需要用Excel里面的BI功能，它处理上亿行的数据也是非常简单的。我这边做过测试有四亿多行的数据，也是可以非常轻松解决的。

如果你的数据量更大，超过了几亿行的量级，或者你对于自动化要求特别高，对最终的报告的效果要求特别高的话，这个岗位就需要用另外一个工具了，做业务分析的话使用power BI会比较好一点。

它是从一个Excel发展过来的一个软件，长得和Excel非常像，操作也非常类似。如果你学完Excel课程，非常熟练之后，转到power BI是非常轻松的一件事。

刚才说了做数据分析也好，业务分析也好，流程就是买菜、洗菜、切菜，然后把它扔到锅里面炒一下，摆到盘子里面，再放到桌上。

数据整理专业的名词叫etl过程，etl这个工具是power query 数据超级查询，可以做成自动化，而且支持大数据，可以处理非常多的不规范的情况，直接放到Excel上面，然后进行分析。

到了分析这一步，有一个工具叫power pivot。我们经常用的叫pivot table ，就是透视表，它的升级版叫power pivot。

Excel常规的功能像是家庭的厨具，如果你家客人比较多，就需要用五星级酒店的厨具。Excel 里面其实有两套工具，一个是常规的功能，另外一套是BI功能，主要是power query 和power pivot 。

Q7：对于想提升分析工具使用能力的人，在选择分析工具方面，老师有什么建议吗？

这个其实要看应用场景，以及以后的职业发展规划。

应用场景比较广泛的，机会比较多的岗位是业务分析师，因为每个公司都是需要业务分析。另外一个职业发展是你要进到互联网公司，做专门的数据分析。这两个方向工具的选取上面是不太一样的。如果说业务分析的话，那就要选Excel ，高级的就要选power BI。

如果是想进入到互联网公司，或者想转到IT，那你就要学习现在比较火的比较有前景的人工智能、机器学习或者是互联网公司的数据分析。选工具的时候就要选Python这样的工具。

Q8：老师认为要在工作中灵活应用一个分析工具的关键因素是什么？在学习一门新的分析工具时，有什么有效的学习路径和方法吗？

【关键因素】

想要灵活应用分析工具有两个前提都是缺一不可的。第一个是一定要懂这个工具的原理，你不能只是会拖拖拽拽，还要懂它的原理是什么。我们就拿Excel来说，它里面的透视表，只是会拖拖拽拽的话很容易学会，但是你不懂它的原理，就很难去灵活使用。另外的一个是熟练，不能只是会就行了，你只是会用这个功能，会用这个工具是不行的，一定要达到熟练才行，这两个是缺一不可的。

懂原理：刚开始在做培训的时候很喜欢给同学讲一些高大上的技巧，那当然这个也是同学要求的，每次做课前调研，很多同学就会说老师能不能讲一些让人眼前一亮的技巧，最开始觉得客户提了那总要满足。

后来发现不是这样的，你需要了解学员的基础，还要了解他的工作场景以及最终的需求。然后你按照自己的经验给他设计一个合适的内容。

熟练：其实对于学习效率提高，影响最大的就是在原理上面，现在我的课程中也会涉及到这一块，另外还有一个就是学习路径应该是按照我们刚才说的业务分析流程来学习。

经常有同学被一些软件的颜值、效果吸引。但是学的时候一定要注意按照流程，第一步先学会数据的管理的思维，再来去学数据，怎么样去获取。然后再去学怎么样做才能做的更漂亮，怎么样才能把这些图有逻辑性的用到我们的报告上，通过这个报告去说服别人或者传达观点，按照这样的一个流程来进行学习。

【学习路径/方法】

其实学习是有规律的，包括我自己之前在学新的软件，新的工具的时候，我也把自己当成一个研究对象。

其实再厉害的一人对于一个新的，完全陌生的领域，前三遍的操作可能都会有点晕的，这是很正常的。你只需要再坚持一两遍，就会达到另外一个阶段，就能感觉自己会了，通透了。

所以，对于一个完全陌生的技能、领域、工具，至少要操作五遍。很多同学在第三遍就开始放弃了。有同学经常会跟说，老师我学了好多遍了，就是学不会，自己太笨了。其实你仔细数一下，就学了三遍，感觉学一遍不会，学一遍，再学一遍还不会，就放弃了。你只需要再坚持一遍或两遍会不一样。

大多数人都是普通人，很少有学一遍就会的，所以大家一定要记住，一定要练习五遍，不是看五遍，而是上手做五遍。还有自己成长的过程，开始要遵守别人跟你讲的原理、规律和经验。这样的过程我们称它为守，就是遵守别人的东西。

然后你要想再进步，超越他，比如你想要超越我，你一直遵守我的那些东西，那你最多做的跟我一样，想要比我做的更好，要进到另外一个阶段，就要打破我的规律。比如做关联分析，应该选哪个图更合适；做趋势分析应该用哪一个图；做分布分析应该用哪一个图。这是我给你限定的一些规律，如果你刚开始就不遵守这个规律你进步会很慢；但如果一直遵守这个规律，你就超越不了我。

这就要进入另外一个阶段叫打破这个规律。比如我在做趋势分析的时候，能不能用柱形图，有些时候可能会更合适一点，就可以打破这个规律。

最后想要成为一代宗师，想进到下面一个阶段，就是要完全的离开所有人的规则，自己创建一套理论和规则。这个阶段我们称为离。

总的来说就是守破离。学习任何的一个东西，一个技能都是有这样的一个过程。刚开始想要进步的快，一定要看别人的经验，总结别人的经验，站在别人的肩膀上，再打破这个规则，自己有一个提高，然后超越前人，最后再经过持续的进步，自己形成一套完整的理论，这样你就是一代宗师了。

另外就是心态一定要调整。不要害怕某些东西，刚开始的时候，特别是对于陌生的东西总有一些莫名的恐惧。首先不能害怕他，就先闷着头去学，花一定的时间刻意的去锻炼。经过这样一段时间的学习，会逐渐感觉到自己的进步。

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