在不破坏项目的情况下，如何管理变更请求？

项目会随时间发生变化，为了让利益相关者及时了解情况并确保项目继续达到预期目标，变更请求必不可少。棘手的是，在项目管理过程中，变更请求很容易被遗漏或忽视，从而给项目及其利益相关者带来严重后果。

 

变更请求如何运作？

 

变更请求是任何项目管理流程中不可或缺的一部分，也是确保发起人、利益相关者和项目团队目标能够正确一致的好方法。

 

变更请求流程通常始于项目经理收集项目利益相关者提出的变更需求。在此基础上，记录变更请求的所有相关细节，包括用户需求（范围）、对进度和成本的影响，以及正在考虑的任何替代解决方案。

 

变更请求必须得到项目经理和主要利益相关者的批准，他们需要在任何变更上签字，然后才能继续进行。

 

获得批准后，变更请求将成为项目的前进指南。项目经理最终要确保每项变更请求都有充分的文档记录，并自始至终进行管理，以控制对时间或成本的影响。

 

有效管理项目变更请求的四个技巧

 

有经验的项目经理，至少见过一次变更请求出现严重问题的情况。以下有一些更有效管理变更请求的提示：

 

1. 制定清晰、有据可查、可重复的变更管理流程

 

项目经理要想有效处理变更请求，就需要制定简单明了的流程，让参与项目的每个人都能轻松跟着做。

 

该流程应包括评估阶段（利益相关者可在此阶段陈述其要求）和审查阶段（项目经理在此阶段决定变更是否可行和适当）。这个流程必须透明，并传达给所有相关人员，以确保变更请求得到及时处理。

 

2. 快速评估所有变更请求

 

积极主动地帮助考虑或请求变更的人员完成变更请求流程并获得批准。对变化持开放态度，与项目团队成员和利益相关者合作，而不是反对他们提出变更。

 

3. 考虑变更的总体影响

 

当提出变更请求时，重要的是要评估变更的总体影响，并确定如何以最佳方式应对。确保任何变更都得到管理，以尽量减少对项目其他部分的干扰。

 

这需要考虑到任务之间的任何依赖关系，并考虑与变更相关的潜在风险。

 

4. 做出透明的决策

 

对变更请求做出决定，将其告知所有相关人员，然后开始执行。清晰、及时地做出有关变更请求的决定，可以在整个团队中建立信心，相信事情正在得到妥善解决和管理。

 

明确正在发生的事情和变化，将有助于项目团队充满信心地向前推进，并使正确的人员能够在适当的时候实施变更。

 

8Manage PM如何帮助管理变更

 

创建和提交变更请求时，使用适当的工具非常重要。8Manage PM项目管理软件提供变更请求工作流以及一些出色的功能，可以帮助你轻松地管理项目变更。

 

1.直观的实时仪表板

 

要想成功实现变更管理，就需要一个能实时计划、安排和跟踪变更的系统。8Manage PM提供简单直观的仪表板，让你可以在一个平台上完成所有工作。你还可以在仪表板上拖放任务，并自定义工作流程，以满足项目的即时需求。

 

使用8Manage PM，团队中的每个人都能密切关注项目进度。它可以让你监控变更的工作进展情况，如果发现障碍，可以立即纠正。

 

2. 访问甘特图、看板等

 

8Manage PM的交互式项目视图清楚地显示了变革过程是如何展开的：是否已步入正轨？是否需要做一些调整？你可以在系统中喜欢的视图形式，快速分析分配任务的进展情况。

 

如果一切都在按计划进行，就能确保项目及时交付，不会出现任何差错。

 

3.风险及时上报

 

在实施变更管理时，必须随时了解实时变更。为此，8Manage PM支持提醒功能，通知相关人员项目中的任何变更。通过这样，帮助你随时了解项目中的一切，节省时间和精力。

 

4. 实时协作功能

 

没有协作团队，就无法执行变革管理计划。

 

8Manage PM通过为每个人提供单一的真相来源，从而简化协作。团队每个人都能跟踪需要做什么以及何时完成。该系统还能让你通过任务评论提供和接收反馈。这大大简化了反馈跟踪工作，有助于及时实施变更。此外，团队成员还可以将文件附加到任务中，并与所有人共享，以便更轻松地获取与特定任务相关的信息。

 

有效推动项目变更管理

 

在项目工作中，您可能会遇到新的要求。作为项目经理，要满足这些要求，就必须在项目管理中融入变更管理。

 

8Manage PM项目管理软件不只是管理变更，功能全面的它还能管理范围、进度、成本、风险等项目活动所需关注的领域，帮助你从头到尾掌控项目的一切。这样，无论新需求出现在哪个阶段，你都能迎合新的发展，按预期交付项目。