数字档案软件该如何挑选？且看这6点！
在数字化转型工作方面，其实有一个非常重要的点，那么便是通过会博通数字化软件工具来帮助企业提档案管理的高能效，转变工作的思维方式，将更多的精力聚焦更难、更有价值的事情上面。
数字档案系统也是众多数字化系统当中的一个，现如今各大企业已经或者说正在上线内部档案管理软件。档案管理软件究竟如何选？有哪些衡量的维度？下面整理了 6 点内容。
1. 看功能和特性
挑选数字化档案软件，需要考虑档案软件的功能是否能够满足企业的需求以及软件的特性是否符合企业的要求。
例如，档案管理软件需要全方位满足档案的收集、整理、存储、利用等各个环节的使用，才能对档案进行全方位的归档；大中小型企业所需要匹配的细分功能，也要根据需求进行灵活匹配。
在这个基础上我们认为数字化档案软件，首先得了解档案管理的各项业务规则及档案管理人员的作业习惯。
由于档案管理是一个专业性和垂直性都非常强的细分行业，做到这一点需要拥有多年的积累和实践，所以大家可以尽量从行业的从业时间和深耕程度，来选择档案管理系统。
许多经过了市场以及客户的考验的系统，会有很多“接地气”的功能，如可以自定义档案门类与著录项（属性字段）的功能，以适应企业在不同的发展阶段，对各种档案门类管理的需求；如承办电子档案的借阅（在线借阅）时，可设置针对该次借阅用途的水印功能；如可对档案全宗、门类进行管理分权、限定可访问的IP地址等功能……。
2. 看可扩展性
企业在数字化转型的过程中会不断地增加新的业务需求，因此需要选择一款具有可扩展性的数字化档案软件，才能够支持企业的发展和变化。
例如，目前的会博通档案软件必须满足能够跨平台存档、实时更新等功能，才能适应不断变化的市场需求。
面对日新月异的档案管理需求，档案数字化管理应用的服务商必须保持领域和持续迭代的能力。软件的持续迭代能力，正是我们所说的软件的拓展性。
一方面，系统一般都是“灵活底座”，如提供“面向对象的管理”功能，功能模块与档案门类、属性字段，均可根据用户需求进行快速匹配和功能重组；另一方面，也会预留很多跟系统软件相联通的接口，比如企业微信、钉钉、OA、ERP等，能实现流程归档、单点登录、组织架构同步以及消息同步等功能。
3. 看数据安全性
数字档案软件需要保存企业机密信息，因此需要考虑软件的数据安全性。软件需要具备可靠的安全机制，如登录审计、防扩散水印、权限管理机制、数据备份和恢复等。
档案泄露风险，可能出现在档案管理的任何一个环节，因此想要做好档案安全管理工作，必须从档案管理全流程上下功夫。
档案管理系统最好配置安全机制，包括SSL网络加密传输、数字证书、电子印章、USBKey加密锁、强密码登录控制等安全策略、防扩散水印加密等安全体系。层层控制，严密守护档案安全。
4. 看用户体验
企业内部的员工需要使用数字档案软件，因此需要选择易于使用和学习的软件，具有可靠的用户体验，减少培训成本和使用阻力。
什么是用户体验好的软件，你可以看看界面和操作习惯，是不是跟现在的主流习惯一致，若相差不大，学习成本就会比较小。
除了颜值就是正义这句话之外，在软件的设计上有一个原则也很重要，就是永远不要挑战用户的使用习惯。
一方面，档案管理软件的设置最好对标互联网用户使用习惯，操作模式与微软操作系统相近，非档案管理专业人员，也能轻易上手。
另一方面，高频的功能如一些面向用户服务，如：搜索、借阅等功能，都需要贴近用户的实际应用操作场景，如果阅读一个文件还需要临时下载插件，就非常不方便了。
5. 看成本效益
数字档案软件需要一定的投资，因此需要考虑软件的成本效益。需要选择一款能够满足企业需求的软件，同时具有合理的价格和性价比。
通常来说数字化档案软件都有不同的功能选配，根据需求选择会用到的功能就好，后续如果需要开通，一般可按照需求付费增加。
企图用一套系统对接所有的业务需求的软件应用，不仅会脱离应用场景，也会给档案管理系统的使用者带来使用上的复杂性以及难度，同时企业也会为此付出不必要的成本。考虑到以上原因，档案管理软件需要能够根据用户需求匹配不同的功能配置，而不仅仅只是提供一套“死板”的软件系统。
6. 看技术支持
企业在使用数字档案软件时可能会遇到技术问题，需要选择一家提供可靠的技术支持和售后服务的软件供应商。有技术人员的支持，数字化软件的使用门槛会更低一些，在企业内部进行软件推行的阻力也会更小。
技术支持包括售前、售后服务体系，最好能够进行一对一的培训指导。同时还要提供系统升级等服务。服务有保障，重要的是要以人为本，以客户为本，有什么软件上的使用问题，都能第一时间响应解决。
数字档案软件如何挑选？答案是6看：看功能和特性、看可扩展性、看数据安全性、看用户体验、看成本效益、看技术支持。在挑选之前，不妨一个一个对照，看看你选定的软件是否满足要求。
希望本期的数字档案软件干货内容对你有帮助，如果想了解更多数字档案干货内容，欢迎关注我们。
