忙碌，好像是当今社会大部分职场人常有的状态。

一天结束的时候，早已心律交瘁，事情也还没有做完。晚上回到家里已经疲惫不堪，只想躺在床上刷刷社交软件然后睡去，第二天再重复前一天的生活。偶尔兴起时制定了学习和锻炼计划，却总没有时间执行。就这样一天天，一年年，不仅拖垮了身体，也没有精力思考自己的长远发展。

如果这也是你的生活，那么这篇讲时间管理的笔记或许能帮到你。

01 意识是时间管理的先决条件

如果可能的话，接下来的72小时里，请有意识地记录一下你每项任务所花的时间。可以用纸和笔，也可以用软件(我比较推荐「时间块」app)。记录的时候可以不必太精确，以小时为单位即可。因为这样做的目的只想让你开始思考时间大概都花在了哪些地方。

下面是《时间管理》这本书中的作者吉姆·兰德尔记录一周在常规项目上所花的时间。他惊讶的发现他用在看体育比赛的时间居然有这么多-大概是醒着的时间的13%。

他提到，我们对于时间的感觉取决于我们在做什么，比如看体育节目时会感到时间飞逝，在厕所排队的等待时间仿佛就是无穷无尽。所以必须意识到我们对时间的感觉：时光飞逝时，我们在做什么? 时间停滞不前时，我们又在做什么?

我当然不想制造什么焦虑情绪，我们可以把时间花在娱乐上，也可以把时间花在学习上，这些都是生活中重要的组成部分。只是想说明，时间管理很大程度上取决于选择，我们只要意识到自己的选择就好。

02 计划: 规划和备忘

不管是吉姆·兰德尔还是《怎样成为时间管理的高手》的作者汤君健，他们都指出了做计划的重要性。

计划有两个功能: 规划和备忘。规划，是制定出实现目标的有效路径; 备忘，则可以帮助我执行时方向清晰，全情投入。

我们可以先在头脑中做一次计划，然后再落实到纸面上（也就是可视化）。可视化这一步非常重要。俗话说「好记性不如烂笔头」，时间久了大脑就容易遗忘。

把计划可视化，本质是帮助大脑「释放内存」，让大脑去运算和处理信息。如果记忆存储太多信息，会降低它的工作效率。

课程中推荐两个计划表: 一个是「极简的项目管理表」，另一个是「日历表」。对于时间管理来说，它们很基础，但是特别重要。

1) 极简的项目管理表

当完成的工作是比较复杂的，时间线比较长的时候，事前计划就很有必要，通常我们会把这种工作称为一个项目，以项目为单位做计划，有两个最基本的动作: 分拆子项目和设定截止日期。

面对一个大项目时，很多人都会感到无能为力。分拆子项目是为了让一个复杂的项目，变得清晰、可行，能给我们带来阶段性的目标感、成就感。同时，把项目并行会比串行更高效。

比如准备晚饭，先把水烧上，然后同时淘米、洗菜、切菜，这就是并行。串行就是，先淘米、再洗菜、再烧水、再切菜。

下面是课程中的示例表格。我们自己可以使用excel，也可以使用项目管理软件。

拆分子项目的过程中要注意几点:

• 计划阶段不要把工作和时间节点拆的太细。长度为一年的计划可以按月安排；季度计划可以按周安排。

• 可以在拆分完项目之后反过来问自己:“这些事做完了，是不是代表工作就完成了?”

• 拆分成多个子项目后要把每个子项目都设置一个截止日期。很多高效率的人，哪怕是第一次遇到这个项目，也会给自己安排一个截止日期。就算没有完成，但至少有了概念，下次再遇到类似的事，预估时间就会合理很多。如果项目需要别人帮忙，那就给对方也设置一个截止日期。设置好截止日期之后，尽量设置进度提示。进度提示可以用excel的颜色提醒，严重拖后腿的工作标红，正常进度的标绿。

2) 日历表

人们在时间上的「感觉」是靠不住的。如果没有一个有效的工具去约束我们的时间，有可能我们并不会真的花时间去做那些对于自己来说重要的事情。

比如自我提升和锻炼这种「重要但不紧急」的事是很容易被其他事情挤掉的。尤其是我们忙碌的时候，总能找到不做它的借口。所以还有必要制定一个日历表。如果说项目管理表是从事情本身出发，帮助我们规划行动步骤的话，那么日历表是从时间维度来锁定重要事情。

吉姆·兰德尔的书中使用了比较常见的「四象限分类法」- 即任务可以分为重要而紧急、重要但不紧急、紧急但不重要、既不重要也不紧急这四类。

执行优先级是依次降低的; 而汤君健的课程中虽然没有使用「四象限分类法」，但是核心意思其实差不多，也是重要的事先安排(包括短期需要完成和长期来看有用的事情)。

好的日历计划并不是填满你的每一个小时。相反，好的计划一定是留有余地的。汤君健的课程中建议留20%缓冲地带。比如一个任务需要10天完成，那就计划成12天。如果一周可以完成10个任务，那就计划完成8个。

每日任务清单也是世界上工人的用于提高生产效率的好工具，各种关于效率和时间管理的书都会推荐。可以用手机或者电脑自带的提醒事项，或者滴答清单，TodoList等软件。也可以用记事本每天写下来。

使用任务清单，可以更快地摆脱繁杂，理清头绪。每天的工作结束之后，把今天完成的工作在本子上划掉。完成和交付一项项工作，划去一个个任务，是很让人满足的事情。

03 行动：把时间变成产出

认为做计划没用的人中多半是因为缺乏执行力。那么可以尝试在做计划的时候把任务变成动作，比如「今天减肥」这种任务容易容易使大脑迷惑。大脑会认为：

“反正一时半会也做不了，不如放放吧! ”

但是如果把「今天减肥」变成「晚8点后去跑步20分钟」，或者「起床后跟着健身软件做一节腰腹健身课」这种详细的动作之后，大脑会更容易执行。再比如，把「整理房间」拆分成「先整理抽屉，再整理衣柜，最后扫地拖地」这种一个个的动作，是一个解决「拖延症」的好方法。

「拖延症」还源于惯性，如果想读一本书但是又再拖延的话可以试着先读一页，或者读一章。然后惯性就会战胜拖延，继续看下去了。

除此之外，拖延也可能是因为「担心自己做不好」或者「完美主义」的心态造成的。《李诞的脱口秀手册》中有一句话我特别认同:

「完成比完美重要。」

100分的成果是不存在的，90分的成果可遇而不可求，但是大量60分的东西还是要有。

如果实在担心的话，可以尝试换个角度思考或者和家人朋友或者上司交流一下，也许会给你带来一些动力。

04 敏捷工作法: 计划赶不上变化

简单来说就是不要「一步到位」的交付工作。比如上级交付给你一个任务，需要两周完成。那么不要在两周后交给上级最终版，而是要先在第一周或者头几天给一个「v1.0」的版本，然后再在后面持续迭代。

这样做的好处是避免好不容易把工作完成了却不符合对方的要求，导致浪费了大量的时间。

「v1.0」版本的交付结果一定要是一个拿得出手，又不至于过于复杂的版本。它可以帮助你确认最终的需求，避免把时间投入到不必要的地方。

比如一个任务可能要一个月才能完成，那么可以采用「先紧后松」的方式，第一周交付两次方案，供对方反馈和调整，之后可以保持一周一次的交付节奏。

课程中的敏捷工作法与机械式工作法的对比如下:

当同时面对多个项目的时候，记住「重要的事情多迭代，紧急的事情先迭代」。同时请记住不要在一个时间段内同时做多件事，大脑不善于处理「多线程任务」，同时做好几件事反而可能降低效率。比如边看电视剧边学习。

05 在生活中「创造」出更多的时间

一个老生常谈的话题：

「不管普通人还是成功人士，每个人的一天都是24个小时。」

有些人会因为重要工作或者备考会在几个月里减少一部分睡眠来获得更多的时间，这是没有问题的。但是一般情况下，除去大部分人8小时的睡觉时间，每个人一天还剩下16个小时。如何利用好这16个小时就是关键。

第一个方法是找到自己一天中精力最充沛，效率最高的时间，用这段时间去处理那些最困难的工作。另外还可以利用空隙，比如通勤时间，或者排队的时间去做一些事。不过心态要摆正，不管做什么事都要意识到你选择这段时间干什么，可以娱乐，也可以学习，这些都是生活中的重要组成部分。但请注意「时间的流逝」，在等待中做的大部分娱乐的事情并不会让我们提升自身竞争力。

除此之外，还可以(我觉得是必须)采取行动让自己精力充沛。比如每天坚持锻炼，健康饮食，多喝水，有节制地摄入咖啡因和酒精。拥有一个健康的生活方式，不仅可以使你延长寿命，还可以提高你的日常工作能力，因为当你的能量等级处于一个较高的水平时，你就将你没有成效的时间转化为富有成效的时间，从而「创造」出了更多的时间。

06 如何与忙碌相处

现实生活中，忙碌不可避免，我们很难有条不紊地处理所有事情。但是「忙碌」也未必就是贬义词。

哥伦比亚大学的研究者经过研究得出一个很有意思的结论：忙碌的人完成任务的速度更快，效率更高；悠闲的人，反而更容易错过截止日期。这也就是说忙碌是有积极意义的，忙碌的人相对更靠得住，行动力和能力都更强。

但是这里说的「忙碌」并非指「内卷化的忙碌」。在「内卷化的忙碌」这种状态下，人们工作一直在赶进度，一个人干两个人的活。导致人们没有时间去学习和做长期计划，也没有时间去想怎么改进方法，提高效率。

尤其是高薪的行业或者岗位，是内卷化忙碌的重灾区，但是因为是高薪，所以暂时掩盖了自我提升的动力。

其实，有很多人总是充满精力，他们忙也不会累，甚至主动去寻找「忙碌」的生活。

工作中想各种办法学习新技能，提升自己的能力，提高业绩产出。工作之外又能给自己增加学习、健身、社交的各种任务，而且他们经常各地出差，却又生活美满，家庭和睦。这种「成功人士」的「自律」就来自于「忙碌」。课程的作者汤君健和这些人深度访谈之后发现，「忙碌」这件事本身，就可以给他们带来能努力的成长和内心的满足感，这种就是「自驱式忙碌」。

07 尾巴

我相信在这个时代在，我们面临的机会会非常多，我们可能想做点儿什么，但会因为没有时间而放弃。其实，我们不是没有时间，而是没有管理好时间。因为时间管理很大程度上讲就是选择，自己的时间只有自己能够做出选择，没有人能替代。我也知道有时候做出选择是非常困难的。但我们不喜欢做的事情，「成功人士」也不喜欢做，尽管如此，「成功人士」还是去做了。

感谢你花时间读到这里。

参考:

《时间管理》吉姆·兰德尔[著]

《怎样成为时间管理的高手》汤君健[著]

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