IATF 16949 合同管理程序

大家好，COP01  合同评审 ，相关程序文件： 合同管理程序 程序文件内容如下：

1.目的

为规范公司合同管理，明确管理职责，防范经营风险，特制定本程序。

2.范围 

适用于***有限公司所有签订合同的部门。

3.职责 

见质量手册 附录-***

4.工作程序

4.1 签订合同的范围包括：

1）物品（原材料/辅材/备品/一般事物用品/消耗品/设备/工事等）都必须签订采购业务基本合同，但累计交易*万元以下时除外。

2）已经签订采购基本合同的，单次购买时可根据实际情况由业务部门与人事科法务协商决定是否签订订单合同。

3）新业务以及累计*万元以上的经费项目要签订单项合同，政府规费项目除外。

4.2 合同承认基准如下：

由主管部门的部长按重要性原则进行判断是否签订合同，不在上述合同类型的由主管部门提出，法务和财务进行承认。

4.3业务流程 

内容省略

4.4 合同管理 

1）任何合同均需按照以上流程批准后方可签订。

2）项目起案前必须先完成合同对方（签约对方）资质的审核工作。

3）合同的责任部门为签订合同的委托部门，负责合同的谈判、起草、签订与执行。

4）合同起草前，委托部门应认真审查合同业务条款的规范性和完备性，合同内容涉及其他相关部门的应事先征求相关部门意见 后，在起草合同草案。

5）人事科法务室负责审查合同条款的完整性、合法性、统一性。但： 

a:涉及具体的业务条款，专业技术条款内容由委托部门与关联部门确认，并承担责任。

b:委托审核时，委托部门区分新签合同（可能出现的风险点、签订前期双方沟通已经达成内容等等）或续签合同（上年合同执行中 发行问题、双方执行中存在的风险点等）要进行说明和反馈，便于审核时综合考虑条款的添加或修正。如何合同委托部门不做任何 说明，导致审核不完善，造成合同执行有风险，则责任有合同的申请部门承担。

6）合同审核周期正常为5~7个工作日，从收到正式委托资料开始计算，特殊紧急情况，委托部门需要提前联络，并在审核委托书 上说明原因，法务视情况优先处理。 

7）当合同条款审核后，签订双方无法协商达成一致意见，风险较大但我方又必须签订时，委托部门制作《合同签订起案》，列明 合同签订的风险点，经总经理审批同意后方可签订。

8）对于合同的变更、中止、解除应及时通知相关部门以及法务。

9）合同履行中遇到履约困难或违约等情况应及时上报，并通知法务。

10）遵守保密原则，合同相关的内核内容必须对外保密，同时不得向不相关部门人员泄露。 4.5 合同的签字，盖章与编号管理 

1）为避免签约对方私自恶意篡改合同，应以合同定稿的PDF版型式给对方，由签约对方先盖章后提交我方盖章。合同签字由 部长以上者实施，签字的同时必须签上日期，如合同盖章，则在盖章前填好签订日期。

2）合同专用章由财务科保管。合同的委托部门凭批准后的项目起案书、印章使用申请书、签字后的合同正本，交由法务或相 对应部门对合同进行符合。确认后在印章使用申请书，复核者位置盖章后提交到财务盖章。 注意点： 

a:合同文本正常申请合同专用章。

b:两页以上的合同，要同时申请加盖骑缝章。

c:严禁在空白纸或空白合同文本、内容填写不完整的合同文本上盖章。

d:正式合同盖章件，要求全部为白底黑字，不允许出现夹杂彩色字体、以不同颜色突出显示文本使文字看上去像是用荧光笔作了 标记一样的现象。

3）合同正本申请盖章同时，要在合同第一页右上角标注合同管理编号，合同管理编号以部门为单位，以年度按顺序进行连续编号。 

4.6 合同归档

1）合同的正本（加盖红章）按照规定进行存档，责任部门、法务留存复印件或PDF件。

2）各部门需要借阅合同正本时，必须经过批准后方可执行。

5.附表

附表1 合同审核委托书 

附表2 合同审核结果通知书 

附表3 合同编号管理格式