随着科技的发展，各种线下会议的创意层出不穷，形式多样的发布会也让人眼花缭乱，平均每周都会有一场新的发布会。

正因为发布会数量之多，若举办的发布会不能脱颖而出，令人印象深刻，就容易沉没在众多会议中，达不到理想的效果。

其参加和服务过数不清的发布会。所以今天，黑猫会联合演示大师将过往的经验整理成发布会的知识地图，以帮助更多人少走弯路，轻松打造令人印象深刻的发布会。

话不多说先送上完整版的[发布会知识地图]

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本地图的内容“怎一个干字了得”，为了帮助大家更好的理解其中的内容，我们将分成两篇文章来阐述，把举办发布会中的每一个细节内容都和大家讲解清楚。

那话不多说，送上今日份干货内容。

本文字数：6800字│预计阅读时间：6分钟

干货满满，建议收藏后再阅读

01发布会的定义

发布会是一个把信息公布变得有仪式感的活动，也是向外界秀肌肉，展示企业品牌价值和输出新成果的重要窗口，更是企业在行业中增加说话分量的途径。

而传统的发布会，若能结合互联网营销，不仅能打造口碑极佳的发布会，更能把产品/服务更好地推向市场，从而实现从1到100的传播效应。

1.发布会的类型

新品发布会：公司为宣传新品而召开的发布会，将有关客户或潜在客户邀请到一起，向大家展示产品，更将公司实力昭告天下。这类也是我们常接触到的发布会，比如说数码产品、汽车等。

战略升级/合作发布会：企业做出重大的战略布局调整或品牌升级，又或是与其他企业合作，推出具有战略意义的产品时，需要公之于众而召开的发布会。

我们常听的品牌发布会也属于这个范畴，企业通过此类发布会加深大家对某品牌的认知。

行业发布会：一般由行业协会举办，以促进行业间的交流和发展，较为少见。

2.发布会的构成

一般来说，活动大体可以分为以下四种类型：关系型、内容型、事件型、体验型。而发布会属于大型活动，所以会更加复合，也融合了以上四种类型。也就说，我们可将一场发布会拆分成关系（惊喜）+体验（加分）+内容/事件（核心），这几个部分。

关系：每个参与发布会的人，都渴望与他人建立链接。不管是组织者，观众，或分享嘉宾，而发布会的强社交性却往往被忽略。

体验：相较于干巴巴的产品介绍，不如直接上手来得更真实。在新品发布会中体验环节尤为重要，这也丰富了参与者感官体验，进一步促进产品营销。

内容/事件：这是整个发布会中最为核心的内容，好的内容能抓住用户的心智，更利于传播。而增加新闻性事件，则给了大家讨论的话题，让你的产品会说“故事”。

02前期筹备的8P模型

聊完发布会的基础知识后，我们正式进入正题，来看看如何着手筹备。筹备一个线下活动不仅头秃爆肝想方案，还得熬夜通宵搭场地，更别提是大型的发布会了，总容易出现遗漏，想想就头大。

为了更便于大家理解和记忆，我们将前期筹备所需的内容分为8个模块，建立了8P模型，跟着这个模型，筹备各种类型的发布会都不在话下。

1.会议定位—Position

会议的定位相当于是整场发布会的基调，它会直接影响到整个发布会的走向和内容。

目标人群：要明确这次发布会是给谁看的，是面向企业用户还是消费者（粉丝），又或者是供应商……是哪个年龄端的用户，他们的喜好是什么？他们希望通过这次活动收获到什么？

活动目标：据SMART原则，将活动的目标再逐层拆分至可落地执行的小目标。营销类比如说新品销售、品牌推广，合作类比如说吸引渠道商，转化合作等等。不同的目标适用于不同的活动内容或形式，所以需要根据活动目标去进行下一步的设计。

活动目标：多以形容词和短语为主，较为简短便于大众传播。

会议形式：包括座谈会、研讨会、圆桌讨论等，可在分享的基础上，添加上适合的会议形式，让整场发布会的形式富有变化，增强用户体验。

活动风格：取决于你想传达怎样的理念，这会直接影响整场活动的设计风格。很多手机发布会都是科技感十足，从各方面都让用户觉得你在专业领域上很专业。若受众是年轻人，则会更加贴近年轻人的审美，很酷很潮。

传达方式：良好的传达方式能帮助用户更好地理解你的观点，建立同频链接。首先了解观众的期待，然后通过金字塔模型或黄金圈法则把想表达的内容转化成对方想听的结构化内容。

预期效果：当活动目标定下来后，我们需对活动进行有量化预测，一方面便于制定接下来具体执行任务，另一方面也利于大家对活动预期的管理。

2.项目推进—Propel

举办发布会活动会涉及到许多部门的协同合作，当中协调和推进各个部门的工作也是很重要的事。只有各项工作都如期交付，整个活动项目才能顺利开展。为此，我们整理了项目推进时间表和执行实操表等，如下图所示。

具体表格文件在黑猫会课程通后台回复[发布会]即可领取哟。

3.人员分工—Person

定下会议的基调后，我们接下来看人员配置和工作安排。共分为内部人员和外部人员。

①内部人员：顾名思义，就是公司内部负责筹备和执行该发布会的工作人员，也可分为项目筹备和项目执行两个部门，筹备组主要负责活动的前期策划、设计和规划。

策划：牵头和推进活动，确定整体流程或增添创意内容。需要写方案和（宣传用的）文案，定场地，找资源，请嘉宾等，给发布会搭好骨架。

设计：负责视觉呈现，增强发布会的代入感、空间感和层次感等的视觉体验。包括各种物料设计和媒体类设计（PPT和宣传视频等），协助创意内容的设计，给发布会穿上华丽的礼服。

后勤：看似基础却又无法或缺，协助活动顺利推进，并给予其他部门支持。包括采购物料、准备服装道具、安排晚宴，做好现场安保工作等，给发布会做好营养供给。

执行组主要负责活动现场的具体执行工作。比如说现场负责对接内外部工作人员，协调各方的工作，布置场地，跟进流程彩排和各项签到、指引等具体的工作，让发布会运转起来。

②外部人员：因为有些发布会所需的专业的设备器材，价格高昂且复用率不高，很多公司都没有，这时候就需要搬“救兵”了。

主持人：若能请到专业的主持，会让活动增色不少，他们能充分发挥主持和组织的作用，活跃气氛，引导记者和观众踊跃提问，并且善于巧妙地将话题引向主题，当回忆出现紧张气氛时，能及时缓和调节。

嘉宾：分享嘉宾结合行业属性，邀请业内优秀的大咖前来分享，一定会成为活动的亮点。但需在前期了解清楚嘉宾的相关资料，包括特殊衣食住行的需求，这样能给人感觉得到主办方的充分重视，提升好感。；媒体嘉宾分为付费媒体和自有媒体，能把活动扩散出去，让更多人知道，增加影响力和行业知名度。付费媒体一般是根据活动调性和传播阶段，通过付费或资源互换等形式，主动邀请专业垂直媒体或大众媒体前来，可将流量引流到自己的自有渠道上。与之对应的就是自家媒体啦，做好官宣也非常重要哦，因为只有你们自己才知道活动宣传中想要突出的内容和优势特点所在，也能引导外部媒体的走向。无论哪种媒体，都需要前期沟通清楚本次活动的宣传重点，也可向付费体提供产品体验和重要嘉宾的专访机会。但别忘了提前介绍采访嘉宾的背景资料，以及过审采访题问题（主办方和分享嘉宾双方），采访时间建议在上午10-12点或下午15-17点。

场地搭建：有一些酒店本身自带舞台和显示屏或投影布，如果会场要求不高的话，可以用酒店本身的这些设备。若要求较高则可找专业场地搭建方，包括舞台搭建，背景板布置，展板、水牌摆放，体验区设置等。

控台组：加强现场视觉效果，进一步烘托氛围的视频音频和灯光，都需要有专门的负责人跟进和管理，以便第一时间跟进。

摄影摄像：需要提前沟通好机位设置，以及拍摄重点，确保拍摄的内容符合宣传要求，且能及时拿到照片进行直播宣传。

速记员：速记员也是不可或缺的，可视情况请驻场的或直接录音后远程整理稿件。有了速记稿就能第一时间给到各大媒体，整理出相关报道，抓紧黄金宣传时间。

最后还有化妆师、礼仪组和志愿者等共同协助发布会顺利开展，全方位向用户传达我们的专业。

4.物料清单—Put

到了最繁琐，最易出错的物料环节，我们需要将活动中所有对外视觉宣传要用到的东西进行汇总，便于前期准备，及时发现遗漏的地方。这也和预算管理有着直接的关系，要根据预算尽可能想周全，部分物料若能复用，也能减少下次活动筹备时的成本。针对不同类型的发布会，所需物料不会全都一样，我们整理出基本适用于大部分发布会的通用清单，分为线上和线下两部分。

①线上物料：主要用于活动宣传。包括介绍活动用的宣传海报、嘉宾海报（个人或金句）以及宣传H5/视频等，甚至包括媒体渠道的广告位设置和各种新媒体（公众号）宣传所需的物料，以及活动开始前一周用来渲染气氛的倒计时海报。

还有就是电子邀请函，这类物料主要用于邀请嘉宾，同时也带有宣传作用。所以设计上需要注意：

1.被邀请人作为主体，应放页面中心位突出其荣耀，容易让人产生转发的欲望；
2.提炼活动的重要信息，以简约的形式放在醒目的位置，既方便被邀请人获取相关信息，也方便其他感兴趣的伙伴能联系上主办方。

②线下物料：就是需打印出来的物料。设计稿需注意转曲和预留出血位，并注意制作周期，提前打样对比确定后再走量。所有物料按区域分类并打印好相应的物料清单，交给相应负责人统一管理，便于前期清点布置和后期回收整理核对。

5.场地安排—Place

合适的场地能给活动带来意想不到的惊喜，而其中有很多细节常被我们忽略，这会导致活动现场，从开始搭建到活动后期会造成一定的影响，甚至影响到活动的进行和参会人员的体验。

①场地选择：但可以承办活动的地方太多了，可以从以下几个维度综合考虑，找到适合自己活动的场地。

交通：尽量在市中心，且交通便利的地方，离地铁站或公交站的距离，停车是否方便（酒店是否有停车位、停车位满了后附近是否有其他可停车的位置）

档次档期：根据发布会类型不同来选择不同档次的场地酒店，让用户踏足酒店的那刻就觉得值回票价，档次偏高了没预算，档次偏低了用户体验不好。所以需要根据预算和活动类型来选择酒店；另外就是酒店的档期，不同酒店在旺季和淡季收费也有不同，需要根据档期报价综合考量。

容纳人数：根据活动预期的参与人数与酒店方匹配场地大小是否合适，但也要注意会场中央不要有影响听众视线的柱子或其它障碍物。这里和大家分享一个小米打造爆款发布会的玩法，可借鉴一下，比如现场能装100人，但只放80张凳子，后排就是站着，以此给人营造出人满为患的感觉。

坏境：场地的外部环境也需要考量，若酒店附近都在修路或环境欠佳（老旧或有荒废的工厂等），自然会让人引起不适，也对主办方的专业度心生疑惑。

设备：若酒店自身就带有所需的舞台或屏幕等内容，就方便前期的场地搭建工作，自然也性价比更高；

住宿：一是看酒店的住宿条件，二是看连通场地一起定能否有优惠。提前给分享嘉宾安排好住宿，方便当天直接来会场；也协助外地来的观众找好住宿，免去后顾之忧。

预约时间：一般需提前2个多月预约场地，部分热门场地或许还需提前半年或以上。

说完条件了，那去哪找呢？除了自己挨个实地考察外，也可以在活动平台（会小二、Y空间等）上找，把你的具体诉求告诉他们，让他们帮忙筛选出合适的场地。

②场地布置：在这里，我将场地布置分为指引系统+会场布置。

指引系统：帮助引导用户从出发点最快速进入到会场中，需要考虑到采用各种交通工具的引导路线。而从最近的地铁站/公交站/停车场开始，到酒店门口，需设置好指引，比如穿着醒目的志愿者协助引路，在每个转角位都有醒目的水牌或易拉宝引导。进酒店大门后，则需引导观众找到去会场最短的路，也需跟酒店大堂的工作人员沟通，让他们协助引导，分散工作压力。包括设置好酒店的电子广告牌，电梯或转角位置等都设有醒目的标识。

会场布置：分为展示区、舞台和内场的规划，甚至包括晚宴的布置和座位设置。具体要看不同体量和不同类型的发布会，让活动策划公司设计好，再进行场地搭建即可。屏幕的位置也视场地而定，根据现场效果以制定分屏方案，比如说16：9双屏，左侧播放PPT，右侧呈现主画面；或中间16：9，两侧演讲者的返送画面。

6.流程设置—Process

对整场活动要做到心中有数，一共有多少个环节，每个环节大概多长时间，什么时候休息，什么时候与用户互动……这些都需要提前设置好，以便提前通知下一个环节的工作人员提前就位。

烧脑的干货内容和轻松的娱乐环节相互交错，随时调动大家的注意力。当然也要想要其他应急措施，比如说万一嘉宾分享超时了怎么办，该如何提醒。

活动中一定要设置一个能让用户高潮的环节，并应用峰终定律，在关键体验环节上，创造出更多、更高的峰值体验，以加深他们的印象，利于传播。

7.宣传报道—Publicize

“酒香也怕巷深”，好的活动更需要一个合适的推手让更多人知道，特别是在产品推广的初期，需要有一个机会和媒介让大家接触并了解“ta”。

而发布会就是起这样的作用，吸引到第一批种子用户后才能逐步扩大影响力。所以宣传报道也是很重要的环节，分为预热期和举办期两个阶段。

①预热期：简单来说，就是吸引大家来参加活动，包括各种视觉层面的内容，具体见下图。

还有对活动内容的预告和透露，让大家带着好奇来到现场；若大家对分享嘉宾不熟悉的，也可以在宣传时适当分享一些嘉宾的干货实力，也能吸引大家前来。

若经济实力允许的话，能找到大V帮忙转发宣传，或者在目标人群较常出现的地方，地铁或电梯等地方适当张贴广告也能刷存在感，进一步促进转化。

②举办期：活动举办中的宣传可进一步扩大影响，让参与者自发帮你宣传，告诉身边的朋友这个活（公）动（司）有多棒（专业）。但这一块的宣传容易被忽略，因为大家可能都习惯性把重心都放在舞台上，而忽略了一些细节的体验。

可以通过打造“五感”体验，以增强品牌认同感。

五感包括形、声、闻、味、触，也即人的五种感觉器官：视觉、听觉、嗅觉、味觉、触觉。对应到活动中，则是处处出现品牌，增强记忆。

视觉：进入会场后，肉眼所见处均保持统一的风格和配色，所有对外的物料，最好把标签撕掉，并贴上公司的logo保持风格统一。甚至包括不同分享者所用到的PPT，都需要保持一致的风格。像在小米的发布会，把PPT做好是无比重要的事之一。发布会的核心是产品，当然它的表现形式是PPT 。一方面是获得现场观众的认可；一方面是吸引场外人的关注，因为不少观众会拍照发朋友圈，所以也要考虑拍照的效果。

现场照片或直播的传播，也能照顾到场外的伙伴，能第一时间感受到发布会的气氛。像大咖站台（不一定是分享嘉宾）的照片，本身就能带来流量，增强权威性。

听觉：包括主持人和分享嘉宾的声调语气，现场播放的音效音乐等。比如活动开场前，配合灯光变暗并加上温柔地语音提醒大家把手机调为静音，并将除舞台外的声音提前调小。在活动中场休息快结束时，主持人催场可加上公司（品牌）名，比如说“演示大师（公司名）提醒你，5分钟后将继续精彩的分享，请调整状态，入座等候。”

触觉：包括场地的实体物料，礼物，公司画册等宣传资料。若有新品发布会，设置产品体验区则能增强用户的触觉体验。

味觉：包括茶歇、晚宴等，抓住用户的胃，有助于抓住ta的心。若是服务行业，这方面的体验能给用户留下不错的印象。也可在茶歇时间可观众交流互动，看是否达到预期。

嗅觉：这属于锦上添花的内容，配合上让人感觉舒适的香气，能让用户进入会场后放下戒备。再配合不同主题增添气味的体验，让观众的体验更加立体，仿佛置身其中。

另外我们需要在过程中刻意去引导大家转发，比如说转发朋友圈领行业干货，抽奖领分享嘉宾的签名书等。前提是礼物是大家想要的，而且转发内容不要太强广告性易引起反感。

8.预算花销—Price

成本控制是策划过程中的重头，它决定着整个活动能怎么办。你的目标是创造一个令人难忘的活动，并使开支不超过预算。所以需要确保采取所有可能的措施，来达到这个目标，而不要等到活动结束时才发现已远远超出了预算。

这就需要把活动中所有涉及费用的模块，事无巨细地罗列出来。并且根据项目的添加和删除情况，不断地更新你的预算。我们整理出常规的花销内容（见下图），可以在此基础上根据具体的活动内容再进行调整。

其中的每一个条目都要记录下报价和付款凭证，留下来发票，方便之后核算和报销。

福利时间

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