摘录

GTD基于三个主要目的：

1. 收集所有需要处理或者对你有用的事情（现在的、以后的、某一时间的；大的、小的、不大不小的），把它们统统置入一个脱离大脑意识的、条理分明的、可靠的系统中；

2. 指导自己在获取任何“输入信息”（也就是接手任何任务）的前期就进行分析和决策，以确保随时拥有一套可以执行或重新协调的“下一步行动”可行清单；

3. 管理、协调所有相关内容，履行你在任何时间点对自己和他人做出的各种承诺。

 

任何造成你反应过度或反应不足的事情都可能反过来控制你，事情往往如此。不能处理好自己的电子邮件、项目、未读的杂志、关于下一步行动的思考、与孩子或者老板的关系，都可能导致比预期差得多的结果。很多人对于一些事情，要么给予过分的关注，要么不屑一顾，这仅仅是因为他们无法做到“心如止水”地行事。

 

如果这件事总占据着你的头脑，你的思维就会受阻。任何一件你认为还没有完成的事情，都必须被置于一个客观、可靠的体系中，或者是我称为“文件夹”的工具之中——必须经常回访并予以清理。

我建议你拿笔记下目前盘踞在你大脑中的那些最重要的工作或状况。哪一件事最让你心烦意乱？哪一种情况最容易分散你的注意力？哪一个问题令你兴趣浓厚？或者哪一种局面以哪种方式消耗了你大量的精力？

持续不断且毫无成效地深陷于我们不得不处理的事务当中，是对时间和精力的最大浪费。

 

经过多年的观察，我发现自下而上的工作方法——即从当前活动和任务的最底层入手来处理事务——对提高个人工作效率最具实用价值。一般观点认为，最恰当的做事方法应该是自上而下地进行处理：首先确定个人或组织的目标和前景，然后定义工作的主要目标，最后把焦点集中到实施计划的细节问题上。然而实际情况是，大多数人总是陷于日常繁杂的事务中难以脱身，进而严重阻碍了他们去集中精力总揽大局，所以自下而上的方法反而更加行之有效。

 

你需要从横向和纵向两个角度，来控制各种事务、项目和行动。横向控制是把你涉及的所有行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。相比之下，纵向控制则是对每个具体主题或项目进行思考和协调，并跟踪其进展情况。比如：你的公司即将进行部门重组，你和老板需要商讨一些决策；从广义上讲，这就是“项目规划”，它的焦点聚集在某一事务、状况或某一个人身上，勾勒出执行过程中的一切（至少对目前来说）必要想法、细节、重要环节，以及事情的先后次序。

横向控制和纵向控制的目标是一致的：解除你的心理负担，并把事情做好。恰到好处的行动管理能让你轻松自如地游历于广阔的工作和生活天地中，同时，对项目的适度关注能让你彻底了解和掌控项目所需的具体环节。

 

GTD的方法论：

（1）收集引起我们注意的事务和信息；

（2）理清每个项目的意义和相关措施；

（3）组织整理结果，提出选项；（优先级、哪些可以去掉、是否有遗漏）

（4）进行思考回顾；

（5）选择行动。

 

理清流程图：

 

 

 

你的日程表上应标注三种情况：

1.      需要在指定时间执行的行动

2.      需要在指定时间获取的信息（比如有关安排约会的注意事项）

不再需要“每日工作清单”， 在我的做法中，只有上面那三种情况才被允许记录在日程表中，其他的一概免谈！由于会不断出现新的问题需要处理，工作的重点也可能不断地转移，每天的工作安排也必将随之做出相应的调整，因此，人们不可能100%提前确定每日工作清单。制定一个工作清单作为工作参照自然是有益处的，但是，实际情况是这个工作清单可能不得不随时进行调整。如果你在日程表相应的日期处记录一串长长的任务，一旦无法执行，又不得不将它们的内容逐项重新抄录到另一个日期处，这未免有些令人泄气，同时也浪费了宝贵的时间。我提倡使用的“下一步行动”清单能够容纳所有行动的提示信息，甚至是那些有严格时间要求的行动。这样就避免了每天在日程表中重复抄写同样的任务了。

你所有的行动提示信息应该记在哪里呢？答案是“下一步行动”清单。它和日程表一起，构成每日行动管理组织和导向的核心结构。

 

成功的最关键因素：每周回顾  你需要每隔一段时间，全面回顾自己的总体生活和工作情况，并对拟采取的具体行动进行详细检查。对于大多数人而言，工作流程管理方法的神奇之处恰恰就是在不断对过去进行回顾的过程中体现出来的。也就是说，你至少需要每周浏览一次那些未完善的工作和悬而未决的问题，这非常重要。

每周回顾应该完成以下任务：

1. 收集和加工处理所有的“材料”

2. 回顾整个系统

3. 更新各类清单

4. 做到彻底、清楚、实时和完整

如何确定某一时刻具体行动，你可以按顺序采用下面四个标准：

自我状态、有多少时间、有多少精力和重要性。

批注：应永远保持良好状态来行动。

 

每日工作，你基本就是在从事以下3种不同类型的活动：

1. 执行事先安排好的工作

2. 处理突发事件

3. 安排自己的工作

 

人的大脑在面对任何一项任务的时候，都要经过5个步骤：

1. 定义目标和原则。

2. 展望结果。

3. 头脑风暴/集思广益。

4. 组织整理。

5. 明确下一步的行动方案。

 

你大可不必对清单中的内容按照重要程度进行排序，因为一旦情况有变，你就不得不重新排序。对于许多人的组织整理工作而言，强行对事情进行排序正是导致挫败感的根源。事实上，当你看到整个清单时，完全能够根据实际情况快速找出其中最重要的事情。清单仅仅是一个目录，它帮助你跟踪那些正在进行的事情，并让你在回顾的时候有一个依据和参照。

批注：优先级并不是很重要，不一定要标记上，重要的事情你本来就可以一眼看出。

 

为防止整个系统变得“陈腐”，一旦项目笔记中的内容过时或者无用了，你就应该立刻删除这条笔记。我发现捕捉这些思考成果、想法的最大益处在于促进了我的思考过程，而不是那些记录下的想法（其实大部分想法都没有付诸实现！）。所以，当你发现某些想法变得无用以后就尽快删除它们吧，以免让这些旧的想法扰乱你的思绪。

 

很多人都习惯于将可执行的事务和大量不可执行的事务（这些事情或资料可能是有价值的，但是不需要采取行动）混在一起，这恰好是很多人的个人管理系统存在的最严重问题之一。

 

“大局”的回顾： 在你的工作中，最重要的目标和目的是什么？你有明确的一年或者三年规划吗？你的职业生涯如何规划？目前的生活方式是否令你满意？从长远目标的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

 

创造性的情境分类：我会在长途旅行之前创建一个临时性的“出行前”类别，将必须在出发前处理的所有行动清单内容纳入其中。在执行完毕之前，我需要回顾的唯一清单就是这个了。

 

工作中的六个层次可以类比为高度：

5楼视野：人生

4楼视野：长期展望

3楼视野：1~2年的目标

2楼视野：关注和责任范围

1楼视野：当前的工作

地面：目前的行动。

 

当底层已经陷入失控状态时，仍然自上而下地进行管理，将有可能成为效率最为低下的方法。虽然“5楼视野”（目标和原则）是最高的层次，但是经验告诉我，只有我们充分了解和实施了其他各个层面的工作（特别是“地面”和“1楼视野”高度的事务），我们才可能获得更大的自由度、更丰富的资源，去关注和开展那些更加重要的工作。

 

多年的经验告诉我，你考虑最多的事项就是你要处理的最重要事情。在某种具有理论意义的排序清单中，“买猫食”当然不可能排名靠前，但如果你此时考虑最多的就是这件事，那么以某种方式进行处理就是你的“1号任务”。一旦你处理了关注事项，就会感到如释重负，从而看到你真正的关注事项。

 

一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。这也就是我主张自下而上的管理方式的原因。

 

一位客户——同时也是一位个人培训领域的企业家——最近告诉我，通过收集梳理自己的工作，他减少了生活中的焦虑和压力。把一切分散注意力的事情全部放进工作篮，这一习惯让他有机会重新考虑哪些任务才是真正值得关注的。如果他发现这个事情已经超出了自己的能力范围，那就可以直接把它丢入垃圾桶。

 

有几位经验丰富的高级主管人员曾经告诉我，在他们的机构把“下一步行动是什么”作为一个行为标准而建立起来以后，很快收到了明显的效果。这一做法对机构的文化产生了深远影响，并对机构的发展起到了良性推动作用。

我经常受邀参加各种会议，与会者希望我能帮助他们提升会议效率。而我在此过程中也学到了百试不爽的一招儿：无论会议讨论进行到什么状况，在会议结束之前20分钟，都提出一个问题——“那么，目前需要采取的下一步行动是什么呢？”根据我的经验，人们往往需要花费20分钟进行思考（有时甚至是痛下决心），才能对此问题给出一个答案。

 

我的好友史蒂文·施耐德是大脑认知领域的一位专家，他提出这样的观点——“生活中只存在两个问题：（1）你知道你想要达到的目标，但你不知道如何达成它；（2）你不知道你的目标到底是什么。”如果这种说法是正确的（我认为是的），那么，也就只存在两种解决方法：

1. 找到你的目标（结果）

2. 找到具体的办法（行动）

 

未完成任务占据了大脑空间，从而令大脑的清晰度和注意力打了折扣。

 

目标（预期结果）是一个至关重要的生活构成部分，而GTD可以同时促进个人目标和职业目标。

 

多年来，我接触过GTD方法的许多使用者，我注意到他们往往在应用这个模式的过程中表现出3个阶段的精通水平：

1. 采用最基本的工作流程管理；

2. 执行一个较为高级和综合的全方位生活管理系统；

3. 利用技能创造明确的空间，完成任务，并且使你的表现越来越得体。

 

高级层面“搞定”精通水平的标志是：

1. 一个完整、最新、清晰的项目清单；

2. 一张角色、职责、兴趣（个人和职业）的地图；

3. 一个集成化的全面生活管理系统，这个系统是基于某人的当前需求和发展方向定制的，用于动态监控日常工作以外的行为；

4. 面临的挑战和意外状况将驱使你采用（而不是弃用）这个方法。

 

沿着精通此术的道路继续前进，你将抵达这样一个阶段：你的“项目”清单会变成你“下一步行动”清单的推动力，而不是其映射，而你的项目本身将真实地反映你的角色、关注领域和兴趣。

 

这里有一些推动你实施这一方法的小提示：

1.      建立起用于个人组织整理的设施。

2.      安排整理你的工作区。

3.      准备几个工作篮。

4.      创建一个可行和易于访问的个人参考系统（工作和家用）。

5.      准备一个好用的计划手册，上面应该有完整的管理项目的清单。

6.      允许自己做出旨在改善工作环境的任何改变。挂图片，买钢笔，扔东西，重新安排你的工作区。为你重新启程提供支持。

7.      预留出一些时间，让你可以整理办公室中某一个完整的区域，然后是家中的各个角落。把收集到的一切纳入你的系统当中，并采用本书介绍的方法进行处理。

8.      同别人分享你从书中获得的知识、你的实践经验以及感受（这是最快的学习方法）。

9.      3~6个月后，再回顾本书的内容，你会发现很多第一次阅读时漏掉的东西。只要你认真阅读，你的收获会比第一次更多。

10.   与推广和使用本书方法的人保持联系，参与他们的讨论和实践

总结

总体来看，这本书干货挺多，虽然啰嗦点，但给了我不少启发。我从很早就开始实践自我管理，GTD的理念、方法论我也早就在其它地方学过，如今阅读这本书依然有很多启发，这本书的理论必然能够跨越时间长河，即使过二三十年也不会过时，这本书是自我管理类书籍里特别经典的一本。

事实上，自我管理这门课题，相比起理论，更重要的是实践，学会了理论是一回事，能不能实践是另外一回事。在如今这个时代，其实我早就建立了我的一套自我管理体系，我采用的是滴答清单来承载GTD系统的大部分，再专门用有道云笔记来实现自我管理的知识沉淀及总结，再加上我自己写代码做了一套人生记录体系，整个自我管理系统很易用。

在我看来自我管理包含很多多个部分，执行力是其中最重要的，而注意力则是一切的开始，注意力被别的东西吸引了自我管理就无从开始，自控能力的本质是控制注意力，目标管理是自我管理的重要工具，最重要的是学会分解目标以及管理时间。

自我管理是一种技能，理论不重要，实践才是最重要的。

 

应该自下而上的自我管理，而不是自上而下的管理，也就是说应该先从行动开始管理，而不是一开始就从人生愿景这种宏大的课题开始。优先关注行动而不是人生的宏大愿景。

“下一步行动是什么”这个问题应该多问，这是最关键的问题。

 

三个关键原则：

1.      养成收集的习惯

2.      多对目标问“下一步行动是什么”，做目标分解

 

少使用今日工作清单，多使用下一步行动清单。因为太多时间限制类的任务会干扰人的注意力而且今日做不完又要对这条任务重新归类。

少使用优先级，重要的任务你会一眼看出来。因为生活总有突发情况，优先级变化很快，重新整理会让人很有挫败感。

断舍离，没用的任务及时清理，记录只是为了更好的执行，而不是为了记录而记录。

 

GTD或者说自我管理本身其实是一种技能，就像弹吉他，并不会影响到你本身是一个怎样的人，一个随性的人并不会因为自我管理而改变性格。GTD是需要磨练一生的技能，现代社会商家用了大量的心理学手段来影响、控制人们，而自我管理可以让我们听到内心本来的声音。自我管理的本质是：随心而动，掌控自己进而掌控生活。自我管理会让你内心平静，可以让你富有成效的生活，让你事半功倍，减少你精神上的压力。自我管理不是成功学。

自我管理不能没有信念，一定要有掌控自我的信念。

 

 

PS：阅读这本书花了6个小时，西方的社科书籍总是写得有点啰嗦，严重怀疑这种出版书籍是按字数付费，这种书籍就不应该细细的读，看不懂的地方跳过即可，因为看不懂的地方往往是作者在水字数或者作者没写好。