留学碎碎念：“套磁”拉锯战：时间和精力的持久考验
导读
出国留学申请是一项持久且繁杂的系统工程，从初期的背景提升，到中期选择好目标院校及联系导师，到后期申请完成持续跟进，其实考验着自己的规划能力、执行能力和交流能力。“套磁”不仅是初期的联系，还包括持续的与潜在导师邮件的往来。每年十二月已进入各个大学的圣诞假期，老师们也从忙碌的学期中“解脱”出来。对于申请人，十二月也迎来了诸多高校申请投递的ddl。如何向心仪的导师“套磁”，让导师在众多来件中一下子相中你呢？材料投出去了，是否就可以躺了呢？这也是有很大学问的。本期留学碎碎念就具体来谈一谈：
01 什么是“套磁”
“套磁”指留学申请者和申请目标院校的教授通过Email联系，从而增大自己得到录取的机会。对于更高阶的玩家，如果通过一些线上或线下的学术会议，直接与导师面对面交流，甚至可以达到事半功倍的效果。
02 “套磁”的时间
套磁开始时间因人而异，一般始于夏季学期，需要注意的是美国很多大学假期是五月中就开始了，进入暑期后很多老师会更有时间处理自己的邮件，但是过早的话效率也不高，建议利用假期深度调研，提早准备套磁需要用的简历，从8月开始套磁。因为这个时间里，教授收到的邮件相对还比较少，利用这个时间套磁，比较容易让教授对你有印象，而如果获得教授的面试机会甚至是赏识那是再好不过了。9-11月是套磁的高峰期，大多数申请者都会在这个时期给目标院校的相关教授发送邮件，这个时候你的CV是否足够出色以及你的背景与教授研究相符程度决定了你是否能在成堆的套磁邮件中脱颖而出。11-12月开始进入申请季了，这个时候属于套磁的晚期，很多教授可能已经有了最优人选，或者还在对众多优秀候选者进行考虑，这个时候套磁，也是有机会进入教授的候选名单的，但是相对于前面两个时期，概率有所下降。
03 “套磁”前的准备
A准备邮件附件
a) CV
邮件中正文一般仅简单地介绍自己，而自己的详细情况则一般体现在你的个人简历CV (Curriculum Vitae)中。CV的准备详见留学碎碎念：手把手教你准备申请材料。
b) 其它材料
建议在发送邮件前到老师的官方主页看清楚老师的要求，有的老师会要求有兴趣申请的学生发送邮件时附上成绩单(transcript)或研究计划(Research Proposal)之类的内容，如果没有要求，可以选择不进行这一步。材料准备见留学碎碎念：手把手教你准备申请材料。
如果遇到教授需要你准备额外的材料作为附件时也不要觉得慌张和麻烦，这些材料在最终进行申请时候也是需要提交到系统的，提早准备也能让后期轻松一些。
B邮件注意事项
邮件在国外是最有效最直接的方式，这是95%以上老师的首选。即便是中国老师也不要和人家发中文，甚至问能不能加微信，是非常不礼貌不专业的。发套磁邮件有以下注意事项：
a）注意邮件的称呼
Dear Prof. First name Last name，千万不要用Dear Sir or Madam这种敷衍的称呼。
b) 注意发邮件时间
建议按照邮件接收对象的时区换算，尽量在工作日（尤其是周二到周四）的工作时间内发送邮件，当然最好的时间是对方时区上午九十点，这样老师早上开始工作时一打开邮箱就能看到你的邮件。或者下午两三点，这个时候老师一般处理完了上午的邮件，也有更高的几率看到你的邮件。
c）每次发邮件前都要认真检查邮件内容
切记不要将同一内容邮件复制粘贴，甚至连教授昵称都不改就发送出去，这样是对教授的极不尊重，因此每次发送前都要仔细检查一遍内容再进行发送，避免这类“致命”错误。
C邮件内容
邮件的内容要简明扼要，教授日常事务繁忙，因此避免长篇大论，尽量在3~4句话说完，其它的内容可以展现在附件当中。第一句话：介绍你是谁，现在就读于什么学校，什么专业的；第二句话：表明来件的目的（读研/读博），礼貌询问教授是否有招生名额；第三句话：简单地用一两句表明对老师研究的工作感兴趣；第四句话：并在附件上附上了自己的CV，希望老师能给机会自己展现。其中第三句话可以根据不同老师研究方向适当改动和删减。
D后续
在一波“套磁”邮件发出后，要时常注意看你的邮件，是否有教授给你回复，回复内容通常有以下几类：
a)没有回复
a. 查看是否因为发送外部邮箱而被系统拦截，如果是，可以尝试重新发送或者换一个邮箱发送。
b. 邮箱发送成功但还是没有回复，在1~2周过后，可以再发一次，毕竟教授的邮箱肯定有大量的邮件，可能只是恰巧忽略了你的邮件，因此可以重新再发一次。
b)拒绝/婉拒
直接拒绝：Unfortunately, I don’t have any open position this time.
虽然被拒绝了，但是最好还是给老师回邮件表示感谢。
回复模板：
In the XX, you need to first apply to XXX department. I take students every year but you need to gain admission to the university. Here is the application website www.xxx.com.
这种情况说明老师已经有别的人选或者你是处于较后位置的候选人，如果后面正式申请时还是想申这个学校和老师的话可以尝试再与老师联系。
c)正面回复 回复你并询问你的相关考试（托福/雅思和GRE）是否已通过，或询问是否有申请CSC或其它资金资助的计划。
当你收到这样的邮件时，恰好你又有教授所提到的考试成绩，那么恭喜你，你有很大的机会参加教授的面试。当然，如果你还没有或者你有其它等量的成绩如IELTS的成绩，可以询问老师是否可以用该成绩来替换，而对于GRE成绩，大多数学校的申请是不需要申请了，具体情况可以查看官网要求后继续跟老师沟通，并尽快通过考试再与老师联系，由此看来，语言成绩是越早准备好越有优势。
当然也可能是这样的回复，如果你刚好也有申请CSC的打算，那么恭喜你，同样有很大可能获得面试机会。如果没有打算的话，也按照你的想法礼貌地回复老师即可。
d)积极回复
老师表示你的背景符合，并直接预约面试。
这是最好的回复，老师觉得你的背景符合他的科研布局，接下来跟老师保持联系并预约面试时间，然后专心准备你的面试内容即可。
SUMMARY
大家选择申请海外高校继续进行深造，相信大家都是很优秀的申请者，在这个过程中，即使被教授拒绝，也不要否定自己，因为很大概率是因为你的背景没有符合教授的方向以及他的战略安排而被拒绝。另外，即使被拒绝也要保持礼貌地给教授回复感谢。
04 “套磁”后持续的跟进
十二月中下旬申请材料交完了，就这样躺着等offer了嘛？那你就太年轻了。申请递交后的套磁有以下注意事项：
(a) 申请投递之后第一时间通知潜在导师，尤其是那些给了你面试甚至给过你回复的导师。然后最好同时再附上一份更新的简历，让老师们想得起来你是谁。
Dear Prof. XXX,
I’ve just submitted my application. My CV is attached. Hope you can review my package soon.
Best
(b) 咱们的春节一般都卡在了美国春季学期的开端，这个时候正式各个高校审核材料的时候，切记在一月初和一月底跟进一次材料审核进度，问询老师是否还需要进一步面试。
Dear Prof. XXX
I hope you had a great holiday break. I wonder whether you have reviewed my application on your side. Is there anything you would like to discuss with me? Feel free to schedule a Zoom meeting. Thanks.
(c) 二月中下旬之后，陆续进入老师们做决定的高峰，建议每2-3周跟进一次，问问老师的进度？如果老师很早就给了正面答复，有时他/她比你还积极，甚至还会邮件提醒你要提交相关材料。
Dear Prof. XXX
I hope this email finds you well. Have you chosen your candidate in the application pool? If not, may I ask about the timeline at your school? I appreciate that!
(d) 三月中下旬，如果拿到拒信之后，千万不要气馁，一定要继续跟进其他老师，甚至还有些学校没有申请ddl，你的某个意向老师也可能没有收到合适的学生或者被放了鸽子，一定要跟进跟进再跟进。当然这些只是简单的模板，大家要根据实际情况调整。但一定要记住，邮件要短，不要过于频繁，老师们也是人，他希望自己未来的学生能够有很好的沟通能力，这些在你的邮件中，做的简历的规范性等等方面都能有所体现。
胡老师写在最后
我过去常常七月初开始就收到很多邮件，平均每两天一封，高峰时期甚至一天两封。这种情况下脱颖而出的一定是那些不但简历出彩，同时邮件表达到位的学生，在给与面试后，往往很快就会做决定。看似是发邮件“套磁”，其实就是在考验你的交流能力、表达能力、逻辑能力、以及随情况而变的适应能力。这个时候，你真要变成时间管理大师，因为你可能要跟进5-10个老师。不要忽略这些跟进的小细节，我们多数人都不是天才，没有一个好机会从天而降，都是靠自己不断争取的。即便你是天才，你忽略了这些细节，可能机会也会被那些不懈努力的同学抢走。因此，希望大家平日里就多注重自己的交流表达能力，邮件能写，面试能说，等走出国门的那一天，也就不会害怕。
祝大家好运！
来源于多样化结构实验室
排版 | 朱 璐
审核 | 胡 楠
