XX公司合同管理办法（示范文本）

XX公司合同管理办法（第二稿）

第一章 总则

第一条 为加强合同（协议）管理，规范经营行为，防范控制经营风险，维护公司权益，根据国家有关规定，制定本办法。

第二条 本办法适用于公司与外部单位、个人为实现一定的经济民事目的，明确双方权利义务关系而订立的合同。劳动合同，公司内部管理、内部承包性质的合同以及公司与行政单位签订的有关行政管理性质的合同不适用本办法。

第三条

公司对外发生经济往来，除标的额较小或能即时清结的外，均须采取书面形式订立合同。虽能即时清结但属批量，交易额大，或订立合同时难以监测标的物内在质量和技术性能及容易引起纠纷的交易，也应订立书面合同。

第四条 订立合同，应当遵守国家的法律法规，贯彻平等自愿、协商一致、互利互惠、等价有偿的原则。

第五条 有关签订、履行、修改、补充、终止、解除合同的文书、图表、传真等均为合同的组成部分。

第六条 合同分为重大合同和一般合同，常规合同和非常规合同。重大合同包括：

1.对外投资合同、章程；

2.股权转让合同；

3.联营合同；

4.融资合同；

5.担保合同；

6.金额较大或权利义务复杂的常规合同；

7.其他非常规的，可能对公司产生重大经济、名誉影响的合同。

一般合同是指除重大合同之外的合同。常规合同是指本公司经常签订的、具有重复性、内容类似的合同，如工程施工合同、分包合同、工程居间合同等。非常规合同是指公司因临时工作需要，签订的个事个办的合同，如聘用中介机构服务合同。

第二章 合同管理机构及职责

第七条 公司对合同实行三级管理制度。

第八条 企划部门是公司合同的主管部门，其职责是：

1.统一负责对公司合同进行全面管理；

2.宣传贯彻《合同法》和国家有关法律、法规；

3.拟定并组织实施合同管理的规章制度；

4.检查、指导、考核各部门的合同管理工作，查处违反合同管理办法和利用合同进行违法违纪行为案件，提出奖惩建议；

5.对重大合同和非常规合同进行法律审查；

6.应合同承办单位和日常管理部门要求，或公司领导指示，参与合同谈判和合同纠纷的解决；7.负责授权、转授权管理，拟定授权、转授权方案，分别报法定代表人、总经理批准后，组织实施；

8.定期向总经理、董事长报告合同签订、履行情况。第九条 计划经营部门对生产经营业务合同进行日常管理，企划部门对公司辅助业务合同和其他民事合同进行日常管理。

第十条 合同日常管理部门的职责：

1.在各自职责范围内，分别保管、使用合同专用章；

2.对承办部门拟定的合同进行审查；

3.帮助、指导、督促承办部门依法、依约履行合同，对承办部门合同管理情况、履行情况进行监督、检查；

4.对合同签订、履行情况登记台账；

5.定期向合同主管部门报告所分管日常合同的签订、履行情况。第十一条 为完成本部门工作任务，具体负责合同谈判、起草、履行、具体管理的各职能部门、各项目部门是合同的承办部门。

第十二条 合同承办部门的职责：

1.负责草签合同的市场调查、资信审查，合同谈判，履行合同签批程序；

2.对本部门负责的合同进行统一编号，登记台账和分类归档，全面收集保管合同履行过程中的档案资料，如收集保管合同书、补充协议、变更协议，往来信函、电报等与合同有关的文件，定期向合同日常管理部门报送合同报表等有关资料；

3.依法、依约督促履行合同；

4.对合同履行过程中发现的问题，及时向日常管理部门报告，及时采取措施防止纠纷的发生，维护公司利益；

5.合同履行完毕后，及时与合同日常管理部门移交档案；

6.合同管理的其他职责。

第三章 授权管理

第十三条 订立合同除加盖公司印章外，还应由法定代表人或代理人签字。

第十四条 重大合同由总经理审查，法定代表人签字。其他合同可由法定代表人一次性授权给总经理审查签字。总经理可根据工作需要进行转授权。取得转授权的人，不得再次转授权。第十五条 授权委托书由企划部门起草。授权委托书应当包括委托人、受委托人、委托事项、委托权限、委托期限。授权委托书由法定代表人签字或转授权人签字，并加盖公司行政公章。

第十六条 授权委托书一式三份，由授权人或转授权人、企划部门、受委托人各执一份。

第十七条 企划部门对授权委托书应当进行编号，登记台账，按规定条件和时间收回已签发的授权委托书或通知终止授权委托。第十八条 授权委托书分定期授权和一次性授权。对公司常规性业务合同，一般采取定期授权或转授权，定期授权或转授权的期限原则上不超过一年。未持有授权书的或超越授权书授权范围及授权期限届满，需要代理签订合同的，应当办理一次性授权。因紧急工作，没有取得授权或转授权确需代理签订合同的，应当通过企划部门，电话取得委托人的同意，做好记录，事后取得补授权。

第十九条 调离本单位或改做其他工作失去代理条件的，应主动向企划部门缴销授权委托书。

第四章 合同专用章的管理

第二十条 刻制、作废合同专用章，由企划部门提出申请，公司领导批准后，由办公室统一办理。

第二十一条 合同专用章分“一”和“二”，其中合同专用章（一）由计划经营部门管理，主要用于签订生产经营业务合同；合同专用章（二）由企划部门管理，主要用于辅助业务合同和其他民事合同签订。

第二十二条 订立本办法合同，除特殊情况经董事长、总经理批准外，不得使用公司行政公章，不得使用部门公章。

第二十三条 印章保管部门要责成专人妥善保管印章，按照本办法规定的程序、权限使用印章，建立印章使用台账。

第二十四条 保管合同专用章的人员不得在无法定代表人或其授权委托人签字的合同书上签章。

第二十五条 合同专用章一般不准携带外出。必须携章外出签订合同的，必须经董事长或总经理批准，办理登记手续，由两人携带。用章结束后，应立即归还，报告使用情况。

第二十六条

合同专用章一般不得在空白合同书、空白纸张上签章。因工作需要确需签章的，应经董事长或总经理批准，并在空白合同书或空白纸张上注明专项用途，做好登记，编制号码。使用者应将空白合同书或空白纸张使用情况报告印章管理部门。未使用的空白合同书或空白纸张，应当立即交回，并立即销毁。

第二十七条 合同专用章丢失、作废的，管理人应当立即报告，并按规定程序宣告作废。

第五章 合同的订立

第二十八条 合同的订立应当按照市场调查、资信调查、谈判、合同起草、合同审查、签字盖章等程序进行。

第二十九条

市场、资信调查：对需要交易的事项和拟交易的对象，承办部门要根据实际情况，按照交易的效益性、安全性、合法性原则，进行必要调查，收集交易对象近期经年检的营业执照、资质证书复印件或身份证复印件。重大合同需要提供书面材料及相关证据。

第三十条 谈判：合同谈判由承办部门负责。重大合同由承办部门牵头，日常管理部门、主管部门、公司领导参与。

第三十一条 合同起草：原则上由我方谈判人员或谈判小组负责。起草合同应当遵循以下原则：

1.遵守法律、法规和有关规章制度。

2.国家有示范文本的，要尽量采用示范文本。国家没有示范文本，但对本公司是常规合同的，合同管理部门要牵头制定并督促使用公司示范文本。采用示范文本应当根据本笔交易的实际情况，做必要的修改、补充。

3.起草合同必须具备合同标的，数量和质量，价款或者酬金，履行的期限、地点和方式，其他权利义务，违约责任，合同各方名称、地址、联系人、电话、银行账号等主要内容。

4.起草合同要做到标的明确、责任清楚、条款齐全、语言规范严密、形式合法。

5.起草合同的诉讼管辖地最好约定在对我方有利的地点。如对方要求起草合同的，我方谈判人员或谈判小组应按上述要求进行审查和修改。

第三十二条 审查：合同起草完毕后，承办部门应填写合同审批意见书，并持合同草本及有关资料逐级报日常管理部门和公司分管领导审批。重大合同应经总经理审批。

重大合同和非常规合同，在提请审批前，应报合同主管部门进行合法性审查。报请合法性审查，应预留不少于3个工作日的审查时间。其中对重大合同，应由法律顾问出具书面法律意见。对审查不合格的合同，合同承办部门应及时修改，直至合格。

第三十三条 签字盖章：对按规定程序审查合格的合同，由法定代表人或代理人按照代理权限在合同书签字，到合同日常管理部门盖章。

第三十四条 外部手续：法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门办理审批手续；国家规定需经有关部门登记或备案的合同，应向规定的部门申请登记或备案；法律规定或合同约定进行公证或见证的合同，应当进行公证或见证。

第三十五条 签订合同，原则上应先由对方盖章；确实需要我方先盖章的，应由承办部门持我方盖章后的文本，专人亲自到对方盖章。对方拒绝盖章的，承办部门应收回我方已盖章合同，并立即向日常管理部门和分管领导报告，缴销合同；对方要求在我方已盖章合同上补充内容的，应征得我方领导同意。

第三十七条 合同经双方盖章后，我方应至少留一份原件，置于合同承办部门。其他部门需要的，可以留取复印件。

第三十八条 单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。

第六章 合同的履行

第三十九条 合同生效后，应当实际、全面地履行。合同生效前，不得实际履行合同。

第四十条 合同签订后，如发现合同订立显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害我方利益的，应立即报合同主管部门，由主管部门报请公司分管领导研究决定是否予以协商或采取司法救济措施。第四十一条 合同履行过程中，如发现对方严重违约或对方已经或可能丧失履约能力的，要立即报告合同主管部门，由主管部门报请公司分管领导研究决定是否采取司法救济措施。

第四十二条 合同生效后，除非出现上述第四十条、第四十一条情形的，承办部门应当积极组织、协调、督促各有关部门严格依约履行合同。出现履约困难的，应立即报公司领导采取补救措施，尽量避免公司主动违约。

第四十三条 合同履行过程中，承办部门要注意收集各种有关合同资料，详细记录履行过程、重要情况，并争取对方至少是负责部门和人员签章确认。

第四十四条 对方要求我方签字确认合同履行情况的，应当根据合同履行的背景、客观情况予以确认，不得夸大或缩小。

第七章 合同的变更和解除

第四十五条 经双方协商变更合同的内容，应签订书面变更协议，按合同订立程序审查、用章。

第四十六条 需要变更、解除合同的，由承办部门提出书面申请，按合同订立程序审批后，通知对方，并将对方意见及时反馈。

第四十七条 对方要求变更或解除合同的，应要求对方提出书面变更、解除理由及拟修改的内容，承办部门提出初步意见，按订立合同程序审批。

第八章 合同终止与纠纷处理

第四十八条 合同权利义务履行完毕或合同被解除以及《合同法》规定的其他终止情形出现，权利义务清结完毕的，合同终止。

第四十九条 合同终止，合同承办部门应当争取对方签署合同终止确认书。合同终止确认书应当包括合同编号、合同履行简述、合同争议谅解、双方确认终止的意见等内容。

第五十条 合同终止，由合同承办部门报合同日常管理部门，注销合同履行台账。

第五十一条 合同期满，合同未能履行完毕的，承办部门应将合同履行情况，到期未履行完毕的理由、情况，报告合同日常管理部门，并继续督促合同履行，不得对未履行完毕的合同放任不管。合同期满，对方无正当理由，未能完全履行合同的，应及时向合同主管部门报告，由主管部门商请领导决定是否采取司法途径救济。

第五十二条 合同在履行过程中发生纠纷的，应首先通过协商途径进行解决，协商不通的，应做好诉讼或应诉准备。

第五十三条 合同发生争议或出现争议迹象的，要立即报告主管部门。谨慎签收对方发来的文件，防止录音录像。

第九章 档案管理

第五十四条 合同承办部门应当本着一户一档、一事一档、一合同一档的原则，分别建立档案。其他部门应根据工作需要，建立本部门必要的台账和档案。第五十五条 档案资料包括合同、补充协议、合同订立、变更审批书，招投标书、担保合同、台账、履行情况记录、结算单、双方往来信函等。

第五十六条 档案管理人员工作变动的，应当将全部档案资料分户整理、分类整理并妥善交接。

第五十七条 合同履行完毕，不存在任何争议的，承办部门应当将档案资料移交公司档案管理部门保管。

第五十八条

合同主体履行完毕满一年，辅助义务未能履行完毕的，由承办部门将档案移交日常管理部门，另类保管。承办部门继续记录台账，督促合同的履行。

第十章 罚则

第五十九条 工作人员违反规定或怠于履行职责，没有造成损失的，由公司给予警告。警告后未予改正的或改正后一年内又犯的，公司解除劳动合同。

第六十条 工作人员违反规定或待遇履行职责，给公司造成损失或使公司应得利益受损的，应当赔偿损失。单次损失超过XX元，连续两次超过XX元，公司可以解除劳动合同。

第六十一条 工作人员违反规定，涉嫌构成犯罪的，公司提请国家有关机关追究其刑事责任。

第十一章 附则

第六十二条 本办法解释权归企划部门。第六十三条 本办法已经公司董事会讨论通过，自X年X月X日起实施。

XX公司

年 月 日