RPA助力医院智慧财务票据全流程管理系统建设与应用

目的 运用新一代信息技术建设票据全流程管理系统，实现智慧财务。方法 以流程再造和数据治理为抓手，结合机器人流程自动化（RPA）、光学字符识别（OCR）等先进技术，根据票据流转的各环节，分类建立包括医疗收费电子票据、智能报销、电子会计档案3个子系统的票据全流程管理系统。结果 系统的构建与应用提升了患者满意度，有效控制了虚假票据、对账易出错等财务风险，实现了报销业务全流程的信息化、规范化、高速化，提高了工作效率，显著降低了传统纸质会计档案生成、装订、存档、追溯和借阅等多环节的管理成本。结论 智慧财务票据全流程管理系统在医院财务及运营管理中效果明显、提质增效，促进了公立医院高质量发展。国家高度重视公立医院高质量发展，2021年《国务院办公厅关于推动公立医院高质量发展的意见》发布，强调新一代信息技术在建设“三位一体”（电子病历、智慧服务、智慧管理）智慧医院过程中的支撑作用，同时提出公立医院要从加强运营管理、防范财务风险等方面，提升公立医院高质量发展新效能，二者结合即构成信息化支撑下的智慧运营、智慧财务管理，推动医院管理规范化、数字化、精细化。在众多医疗数据资源中，财务票据具有类型多、数量大、流转周期长、管理成本高等特点，对医院资金流管理、内部控制、运营管理至关重要，其管理优化对于医院高质量发展具有非常重要的防风险保障和业务支持作用。建设架构明确的财务票据全流程管理系统（以下简称“票据系统”），充分利用新一代信息技术，优化业务流程，在提升管理效率和规范性的同时，促进医院高质量发展。

一、智慧运营与智慧财务的内涵


1、智慧运营的定义目前，公立医院智慧运营尚无明确的定义。广义上，运营是与生产和服务相关的各项管理工作的总称，包括计划、组织、实施和控制等。进入智慧化时代后，医院管理与运营的结合，使公立医院焕发新的生命力。结合公立医院管理工作的实践，本研究认为公立医院的智慧运营可定义为利用新一代的信息技术整合、重构资源配置，提升医院管理效率和服务质量，满足患者、员工、管理者的多样化需求，促进医院可持续、高质量发展。2、智慧财务的范围与作用智慧财务是指依托于机器人流程自动化（RPA）、人工智能（AI）光学字符识别（OCR）、财务共享、数据中台、等技术，以提升财务工作效率、改善会计信息质量、发挥财务前瞻性经营决策支持作用为目标，推动实现传统财务向数据共享和信息传输自动化、财务职能边界扩展，以及智慧化财务变革，最大程度发挥财务数据价值。在信息技术和业财融合的催化下，智慧财务不再局限于事后记录经营结果，而是逐步拓展传统财务职能边界，注重决策前瞻性，不断提升财务工作效率、改善会计信息质量、发挥管理控制和运营决策支持作用，与智慧运营互为补充，促进医院的良好、稳定运营。


二、需求分析


财务票据是医院经济收支的重要凭证和依据，也是风险防控中不可或缺的重要载体之一，贯穿了财务收支的全过程。相应的财务票据管理流程是否科学合理，将直接影响医院的运营效率和风险控制。因此，医院财务票据管理流程再造在公立医院高质量发展背景下显得尤为重要和突出。1、提升财务票据管理能级2、加强医院财务风险防控3、降低财务票据管理成本    4、推动员工规范便捷报销5、推动财务人员转型发展


三、系统设计


1、框架模型设计根据需求分析，财务票据系统建设要解决好票据从生成到收集、传输、入账、归档、查询的全流程闭环管理；运用框架模型，以系统结构为主线索对财务票据管理活动进行分类，确定活动之间的关系、需要接收哪些信息、产生哪些数据，并确定数据传输路线。见图1。

图 1 以票据全流程闭环管理结构为主线索的框架模型

2、整体架构设计通过“分解需求+提炼业务”形成一个体系完整、内容清晰、流程完备的业务框架，进一步构建医院运营管理适宜的智慧财务票据全流程管理系统。同时,财务票据系统开发着重解决流程统一、数据统一、入口统一的问题，实现本院票据管理走向“信息化”“智慧化”。其整体架构分为技术层、数据层、应用层，见图2。

图 2 财务票据全流程管理系统整体架构

四、主要功能与实现


在原有的财务管理体系基础上，结合RPA、AI、OCR及大数据等技术，提出票据系统功能架构。主要包括电子票据管理、智能报销管理和电子会计档案管理3个子系统。见图3。

图 3 票据全流程管理系统功能架构

1、医疗收费电子票据管理主要包括医疗收费电子票据的申领与开具、查验与入账、汇聚与传输等功能。见图4。

图 4 电子票据管理流程示意

2、智能报销票据管理     主要是基于医院资源规划系统（HRP），结合RPA、OCR技术实现票据的智能报销、入账以及票据的电子化存档，包括纸质发票电子转换、关键信息提取整合、智能验证智能审核、自动生成记账凭证以及票据凭证归集传输等。    3、电子会计档案管理可自动完成票据及凭证的归档工作，主要包括电子存储、智能归档、追溯管理、借阅检索等功能。


五、建设成效


1、实现医疗收费电子票据全覆盖从患者角度，有效解决了取票流程复杂、取票效率低、票据易丢失，以及补遗失票据费时费力等问题，大大提升了患者就医体验，同时助力互联网医院的实施和推广；从内部控制和财务管理角度，医疗收费电子票据解决了票面信息易损坏、虚假票据防范难、纸质票据对账难及易出错等问题，有利于本院的财务风险防范；从运营管理角度，医疗收费电子票据降低了传统纸质票据申购、开具、传递、装订和存档等多环节的采购、存储和管理成本，高效且低碳环保。通过医疗收费电子票据全流程打通，本院的票据购买、打印年成本降低了81.12%，见表1。同时，节约了大量的票据储存空间，管理成本得到有效控制。

2、实现票据报销业务流程全贯通实现专项经费与行政经费报销业务全流程电子化管理，即从线上提单、电脑及移动端审批到自动推送生成凭证并入账，再到电子会计档案系统归档的一站式、端到端管理，见图5。医院采购人员、报销人员、财务人员只需完成纸质票据影像件或电子发票的线上提交、原件交接，系统可自动、规范地完成发票验证、验重，报销审批、资金管理、安排付款和生成凭证等操作步骤，且流程节点可查，避免报销人员为报销签字而多次往返于审核部门和财务部门，减轻了报销业务工作量和管理成本，实现报销速度和效率的双提升，用时较原线下流程缩短85%，员工满意度、流程效率、资金流动速度和管理能级均显著提升。

图 5 智能报销子系统界面

3、实现电子会计档案资源全共享该系统与各业务系统、会计系统互联互通，衔接电子票据与电子会计凭证，实现了对票据全口径、全流程的电子化归集、接收、入账和归档，并可随时检索调阅，提高其在审计、纪检、风控及内控工作中的利用率，在档案管理的有效性和规范性上显著提质增效。系统上线1年来，累计存储开具的医疗收费电子票据13256485张，报销入账的纸质票据影像件和电子发票153976份，节约大量纸质票据打印、传递、整理和存储成本。同时，打通医院电子票据管理系统、智能报销管理系统，以及会计核算系统之间的数据连接，实现电子会计档案资料的高效查询和利用。在课题经费审计工作中，会计档案资料的查询、获取及提供时间较之前缩短了85%以上，成效显著。


六、结语


智慧财务票据全流程管理系统实现了医院票据的全流程电子化管理，是智慧运营、智慧财务体系建设的重要组成部分。在票据系统建设过程中，紧扣“流程”和“数据”两条主线，以财务风险控制和工作效率提升为切入点，运用新一代信息技术打通票据系统“任督二脉”，让票据在系统间流动起来，助力工作提效、加速业务流转，为公立医院实现智慧运营、智慧财务管理提供了新思路及新途径。

来源：中国卫生信息管理杂志，作者：李雪辉