社交新风 | 为什么要用PPT——PPT使用指南之一

◎徐默凡

在今天的口语交际活动中，PPT已经成为一个必不可少的工作、学习交流工具，但在使用中也出现了不少困惑。在最近的文章中，我们想和大家依次讨论三个问题：为什么要用PPT？PPT呈现什么内容？如何使用PPT？

从本质上说，PPT只是一个辅助性交际工具，它是为了弥补口语表达的不足而诞生的。口头表达利用的是有声语言，我口说我心，随想随说，随说随补，非常方便快捷，但是口语的缺点也很明显。

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口语利用的是声音，语音是瞬时性的，稍纵即逝，有很多人听了下句就忘了上句，无法把有效信息存入长时记忆中。由于声音的即时性，重要的信息也无法回听，如果要重新说之前提到过的内容，又会使表达啰唆重复。
 

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语音信息是线性的，适合描述具有时间顺序的事件，但是碰到立体性形象或者系统性结构时就会很费劲。前者比如要说明一幅图画，用语言描述其人物、景物、色彩和整体结构会很艰难；或者解说一套舞步，语言也是无法详尽表达其姿势、变化、节奏和动作配合的。后者比如要说明一个公司的组织架构时，各个部门既互相联系又互相制约，上下级关系和平级关系错综复杂，用线性语言很难说清楚。
 

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口语是即时生成的，较难做到科学、严谨、周密。平时的口语交流，我们讲一个故事，说一个道理，略有语误没有问题，听众会忽略不计甚至根本没有察觉。即使出了一两个大语病，也没有关系，可以即时修补，重说一句或者增补一句就把场面找回来了。但是，如果我们想表达的是一个严谨的定义、一项重要的理论、一次郑重的呼吁，说得磕磕绊绊、错误不断就完全不行了。
 

口语交流怎么解决以上问题？PPT应运而生了。PPT使用的是视觉符号，而口语是听觉符号，使用PPT我们可以边听边看，眼睛和耳朵同时接收不同感觉通道的信息，从而形成优势互补。

PPT可以把重要的信息呈现较长时间，便于听众吸收消化；也可以使用超链接或者翻页回看，再现之前提到的重要内容。PPT可以直接呈现画面，播放视频，古语说“百闻不如一见”，现代流行语说“无图无真相”，用了PPT，这些困难就可以解决。PPT在呈现整体结构方面也“别具一功”，可以把线性文字信息转换成流程图、关系图，也可以直接引入已经制作好的思维导图，再加上呈现时利用各种动画设计，可以帮助听众在头脑中形成完整的视觉表象，进行系统性、整体性的高效理解。如果遇到一个字也不能改动的重要信息，也可以事先输入在PPT中，到时候逐字念出来，再配以加黑、加粗、标红等字体手段，就可以给人留下深刻印象了。

讨论完PPT对口语交流的补充功能，“为什么要用PPT”这个问题也就获得了解答。与此同时也提醒我们：叙事性强、情感性强的交流，并不适宜使用PPT，否则会打断情节的发展，减弱情感的抒发；而那些学术性强、系统性强的表达，就比较适合利用PPT来补充口语的不足了。

其实，PPT的功能也决定了PPT适宜呈现的内容，以及这些内容与口头信息的相互关系，这个问题我们下一篇文章再来详细分析。

（本文刊于《咬文嚼字》2023年第1期《社交新风》栏目。）