给新人的5个【表格设计】建议

我是拉小登，一个爱梳头的 Excel 老师。

学习了那么多的函数公式，最后会发现一个真理。

想突击学函数公式，解决工作中的表格难题，基本没戏。

对于新手，学习一些表格的设计技巧，从开始把表格的框架搭建好，比学习复杂的还是公式，来的更加的简单，更加的有效。

- 复制粘贴，是表格设计错误的问题。

- 隔行求和，是表格设计错误的问题。

- 无法排序，是表格设计错误的问题。

所有的错误，基本都可以归结为，源头的表格设计出现了问题。 

今天文章，给大家分享 5 个表格设计习惯，新手一定要收藏好，会头看看你的表格，有没有中招。

PS.以下案例来自于 why 同学。

标题要在同一行

下面的表格，是公司不同厂区的数据表。

因为每个厂区的供应商数量不一样，所以出现这种畸形的表格，南区和北区的标题行，一个在第 20 行，一个在 24 行。

后续在做汇总统计的时候，肯定要为了确定标题在哪一行，写出复杂的函数公式。

正确的做法：每个小表格标题都是对齐。

如果供应商数量不一样，那就多填一些空行，保证每个小表格的位置、尺寸都能对齐，让表格变得有规律，后续处理起来也更简单。

不要做表中表

虽然第 1 步标题都对齐了，但依然不建议大家这样设计表格。因为这是典型的【表中表】设计。

【表中表】就是在一个工作表里面，又添加了很多小的表格来划分不同的填写区域。

这就像你做图表的时候，做出密密麻麻的折线图一样。后期做数据统计、数据呈现都非常复杂。

想要设计出简单好用的表格，记住一条：一张表格只做一件事情。

把每个厂区的数据，拆分到不同的工作表里，后续使用方方格子、Power Query 完成工作表合并，都比写公式要简单很多。

汇总行放在顶部

我们会习惯性的在表格下方，添加一个汇总行，来统计整体的数据。

好看是没的说，但是每次添加新的数据时，都要反复修改汇总行公式引用数据的选区，非常的讨厌。

如果把汇总放在顶部，在写公式的时候，我们可以多选择一些空白的区域，这样后续插入新的数据、或者在底下追加新数据，都不需要去调整公式选区。

同样的道理，汇总的列，也不要放在最右边，而是放在最左边。

日期格式要规范

表头中经常会出现日期，星期月份年份这样的数据。

后续按条件去统计月报、周报的时候，经常需要把这些日期进行判断，然后去做求和统计。

不规范的日期常常被写成文本的格式，在做日期计算时，常常出现下面这些复杂的需求：

- 提取日期

- 计算周别、月份

- 提取括号里的内容

日期最好是使用标准的一些格式来填写，然后使用单元格格式的方式转换成不同的显示形式。

比如 1 月，不要直接写成「1 月」，而是写成 2023-1-1，然后设置单元格格式为「m 月」。

比如星期，不要写成「星期一」，而是写成 2023-1-1，然后设置格式为「aaaa」。

比如周别，不要写成「1(1-8)」，拆分成不同的单元格来写。

这样后续我们可以使用日期函数，比如 Year、Month，或者 Sumif 等函数，进行不同的统计分析。更加简单。

避免过程计算

在设计表格的时候，我们经常会在数据里面添加一下完成率，同比、环比这样的一些计算结果，从更多角度分析数据。

但是实际阅读数据的时候，我们不会每行都去看。同时数据一多起来会显得有些乱。

另外，这样会破坏数据的连续性，在做数量总计计算的时候，很容易产生【隔行求和】【隔行平均值】之类的怪异需求，增加统计的难度。

建议大家在设计表格时，减少类似的计算过程，最后做汇总统计的时候再统一的去计算，不需要保留在原始的数据里面。

总结一下

好的表格一定是设计出来的，你不经意的一个错误设计，可能需要比长城还长的公式来「擦屁股」。

总结一下今天的设计技巧：

❶ 标题要在同一行

❷ 不要做表中表

❸ 汇总行放在顶部

❹ 日期格式要规范

❺ 避免过程计算

看完之后，你中了几枪呢？你学会如何设计表格了吗？

还是似懂非懂？没关系，Excel 高手也不是一开始就会做 Excel ，一起加油学习吧~

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最后，你的表格中还有哪些不合理的设计？欢迎在评论交流。

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